Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
¿Cuáles son las diferentes formas de archivar documentos?
¿Cuántas formas de archivar existen?
- por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
- por series, dentro de los fondos. ...
- por expedientes, dentro de las series. ...
- por documentos sueltos.
¿Cómo organizar los papeles de la oficina?
5 consejos para organizar la papelería de tu oficina
- Utiliza archivadores de palanca.
- No olvides las bandejas de sobremesa.
- Clasifica los documentos.
- Guarda los documentos de poco uso.
- Crea un tablero original.
¿Cuáles son las 3 fases del archivo?
En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.
¿Cuánto es el tiempo para archivar documentos?
Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos.
¿Dónde se archivan los documentos?
Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
¿Dónde se guardan los archivos en fisico?
Almacenar los archivos en un ambiente limpio, protegido de la luz, protegido de plagas, con niveles de humedad entre 30 y 50 por ciento y por debajo de los 23 grados centígrados es necesario para la conservación a largo plazo de los archivos.
¿Cómo se llama el lugar donde se archivan los documentos?
Actualmente se llama archivo a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados.
¿Cuáles son los archivos administrativos?
Es el que se integra por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas administrativas del Consejo.
¿Cómo hacer una carpeta de documentos?
Desplácese hasta donde desee crear la nueva carpeta y haga clic en Nueva carpeta. Escriba el nombre de la carpeta y presione Entrar. Para guardar un documento en la nueva carpeta, abra el documento, haga clic en Archivo > Guardar como y, a continuación, vaya a la nueva carpeta y haga clic en Guardar.
¿Qué es un archivo de expediente?
Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite o por ser resultado de un mismo proceso de gestión y de acumulación de los documentos que los constituyen.
¿Cuáles son los 8 pasos de la gestión documental?
8 pasos de la gestión documental:
- Planeación.
- Producción.
- Trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
- Preservación.
- Valoración.
¿Cómo se archiva en orden cronologico?
Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
¿Qué es el orden de los archivos?
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
¿Qué documentos no se deben archivar?
No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.
¿Cuánto tiempo hay que guardar un expediente administrativo?
Tienes que conservar los documentos administrativos de carácter fiscal durante 10 años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria. Todos estos archivos se corresponden con el modelo del IVA, el IRPF o los impuestos de sociedades.
¿Qué documentos se archivan por 6 años?
Documentos contables. – Los libros de comercio, tales como libro diario, de inventario, cuentas anuales, informes de auditoría, del administrador, deben conservarse durante 6 años, según el Art.
¿Cómo es el almacenamiento de documentos?
El almacenamiento de archivos, también llamado almacenamiento a nivel de archivos o basado en archivos, es una metodología de almacenamiento de datos jerárquico. Los datos se almacenan en archivos, los archivos se organizan en carpetas y las carpetas se organizan en una jerarquía de directorios y subdirectorios.
¿Cómo se guardan los archivos?
Seleccione Archivo > Guardar como. Seleccione un lugar para guardar el archivo o haga clic en Examinar y vaya a la ubicación donde desee guardarlo. Escriba un nombre para el documento. Seleccione Guardar como tipo y el formato de archivo que desee usar.
¿Cómo guardar papeles importantes?
Lo ideal es conservar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Los registros almacenados en medios electrónicos deben ser intelegibles, se deben poder leer y deben estar accesibles durante el período de limitación requerido.
¿Cómo se clasifican los archivos en Administración?
Tipos de organización de archivos
Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.
Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.
¿Cuántos folios deben ir en una carpeta de archivo?
Cada carpeta tendrá un máximo de 200 a 250 folios, si el número de folios excede de 250 se abrirá otra carpeta la cual se identifica con el nombre de la carpeta (asunto) y el No.
¿Cómo se debe foliar un documento de archivo?
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
¿Cómo pasar un archivo a una carpeta?
Pulse con el botón derecho y elija Cortar, o pulse Ctrl + X . Vaya a otra carpeta donde quiera mover el archivo. Pulse el botón del menú y elija Pegar para finalizar la copia del archivo, o pulse Ctrl + V . El archivo se moverá desde su ubicación original hasta la otra carpeta.
¿Cómo se hace un archivo vertical?
Por su presentación física, el archivo vertical no se procesa como los libros o revistas, sino que se organiza temáticamente, sellando y colocando las hojas en fólders marcados por un tema, y estos a su vez en archiveros en orden alfabético, para hacer fácil la recuperación de la información.
¿Qué es un archivo físico?
El archivo físico es el lugar, equipo o mueble, donde se almacena todo tipo de documento de manera permanente o temporal, sirve para cuando la empresa o usuario requieran de un documento, acto de fe o tengan una confusión, tener a la mano un papel de respaldo o constancia que amerite el caso.
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