¿Cómo se debe archivar la contabilidad?

Los documentos se deben archivar por mes. Es decir, aunque de algún mes haya pocos documentos, no deben mezclarse con documentos del mes siguiente ni anterior. Luego cada una de estas carpetas o en grupos POR MES se archiva en bolsas plásticas para evitar la humedad y el extravío.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Pasos para archivar facturas

A la hora de hablar de archivar facturas nos referimos al proceso de guardar, de forma correcta y legible, tanto las facturas emitidas como las recibidas, durante el tiempo que estipule la ley.

Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que ...

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

¿Qué debe tener un manual de gestión documental?

Esto significa que deberás guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.

Se deben conservar todas las facturas que hayas emitido a terceros, así como aquellas que hayas recibido. Las facturas forman parte de ese tipo de documentos exigibles legalmente. En algunos casos existirá también la obligación de guardar los albaranes junto con sus correspondientes facturas.

Cómo Archivar Documentos en una Empresa

Algunos ejemplos de soportes contables internos son: factura de compra y venta, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, consignación bancaria, recibo de caja, recibo de caja menor, nota crédito, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, comprobante de pago, o notas débito.

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:

Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

El Código de Comercio (CCom) establece, en su artículo 25, la obligación del empresario de llevar una contabilidad adecuada a su actividad. En todo caso, establece la obligación de que lleve un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario.

Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: – Ordenación cronológica: por fecha de inicio. – Ordenación numérica: por número de expediente. – Ordenación alfabética.

RESPONSABLE ARCHIVO DE GESTION: Es la persona que tiene la responsabilidad de aplicar en cada área los lineamientos dados por el Grupo de Gestión Documental para la organización de los archivos físicos y electrónicos.

caben aproximadamente 2500 hojas tamaño carta, y de 5 a 6 carpetas Lefort dependiendo de qué tan llenos están.

Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).

Debe evitarse subrayar o realizar anotaciones con esfero en documentos originales, así como subrayar con resaltador debido a que los componentes químicos con los que son elaborados estos elementos deterioran los documentos que en su mayoría son considerados históricos.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.

El plazo genérico de prescripción para ejercer acciones respecto a la documentación de índole contable (facturas, remitos, notas de crédito, notas de débito, despachos de importación y exportación, recibos, libros contables o recibos de sueldo) es de DIEZ (10) años, según los términos del art.

Lo cierto es que debemos guardar todos los recibos relacionados con la actividad profesional para poder deducírnoslos y por si acaso a Hacienda se le ocurre venir a pedírnoslos. Aquí, igual que ocurre con las facturas ordinarias, los tickets o facturas simplificadas hay que guardarlos como mínimo 6 años.

Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.