¿Cómo se llama el archivo muerto?

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

¿Qué es un archivo muerto? Un archivo muerto hace referencia a todas aquellas reservas de documentos empresariales; archivos que esencialmente ya no forman una parte activa dentro de las operaciones de la organización o empresa.

Según esa terminología los documentos de valor administrativo formarían los archivos activos, los documentos con valor fiscal o legal formarían el archivo semiactivo y, cuando perdiesen esos valores, formarían el pasivo o muerto.

Tipos de organización de archivos

En informática, se conoce como archivo o fichero a un conjunto organizado de unidades de información (bits) almacenados en un dispositivo.

Un archivo​ o fichero​ informático es una secuencia de bytes almacenados en un dispositivo.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

La forma más eficaz de eliminar la información contenida en sus documentos es por medio de su trituración en partículas imposibles de leer, de modo que, esta pueda ser enviada a reciclaje con toda confianza. Al final esto se ve reflejado en su empresa, al evitar posibles riesgos de fuga de información.

Fase semiactiva: archivo central

El archivo central es un archivo donde pasan todos aquellos documentos de archivo que se encuentran en una fase semiactiva, es decir, que ya no se consultan habitualmente pero que pueden ser requeridos en un momento dado y volver así a su fase activa.

Los tipos de archivo más comunes son:

Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

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El material más común para cajas de archivo muerto es el cartón corrugado, material resistente, flexible y protege de los impactos a la documentación.

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Un fichero o archivo es una colección ordenada de datos que tienen entre sí una relación y que se almacenan de forma permanente en un dispositivo de memoria no volátil.

En el contexto de la informática son exactamente lo mismo, la diferencia está en que "fichero" aparece comúnmente en textos españoles, mientras que "archivo" es más frecuente en textos latinoamericanos.

Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Es el conjunto ordenado de documentos al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, que son conservados por su valor.

- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a ...

Archivos «compilados» de Python.

De acuerdo con la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), los archivos tienen por objetivo esencial “el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia” ¹.

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

Fase semiactiva: archivo central

Este archivo suele nutrirse de la documentación aportada por los archivos de oficina. Custodia la documentación unos 15 años, aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga.

Guardar el documento

Haga clic en ARCHIVO> Guardar, elija una carpeta o desplácese hasta ella, escriba un nombre para el documento en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. Guarde el trabajo sobre la marcha. Presione Ctrl+S con frecuencia.

Guarda siempre los documentos importantes, en un área fresca, seca y oscura. Aunque pueda parecer exagerado, es importante tener en cuenta que los documentos pueden ser sensibles tanto a la luz solar como a una luz artificial muy intensa.