¿Cómo se organizan los archivos y carpetas?

¿Cómo organizar tus archivos en el ordenador?

Cómo organizar las carpetas del PC

La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos . (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas.

En la organización de las carpetas debemos distinguir qué archivos van a ser usados en un futuro inmediato y cuales no. Lo más sencillo es crear subcarpetas de almacenamiento que contendrán esos archivos que no prevemos usar en el futuro. La solución es muy sencilla, basta con crear carpetas por períodos de tiempo.

Una de las herramientas de uso común del sistema operativo es el administrador de archivos, llamado explorado, el cual es una ventana que permite organizar los documentos guardados en una computadora.

La gestión de archivos es el proceso de nombrar, almacenar y organizar archivos en un sistema o programa que facilita la localización de documentos.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

Siga un método coherente para nombrar sus archivos y carpetas. Por ejemplo, divida una carpeta principal en subcarpetas para clientes, proveedores y compañeros de trabajo. Utilice nombres abreviados para identificar con qué o quién se relacionan las carpetas . Incluso puede utilizar códigos de colores para que sea más fácil identificar diferentes categorías de carpetas.

La jerarquía de ficheros en Android se refiere a la estructura de carpetas y archivos que conforman el sistema de archivos del dispositivo. Esta jerarquía de ficheros en Android se extiende desde la raíz del sistema hasta las carpetas de aplicaciones y los archivos específicos de cada aplicación.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Al hablar de un organizador de expedientes en la oficina se hace referencia a aquellos archivadores físicos que resguardan los documentos de los procesos judiciales en carpetas, con diferentes etiquetas que señalan la etapa del proceso, número, sumilla, juzgado encargado, entre otros datos.

El Archivista: Guardián de la memoria de la sociedad

La respuesta es simple, ese es precisamente el rol que ejerce el Archivista y el Gestor Documental, gente con el talento profesional para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo.

Para garantizar que los archivos estén ordenados cronológicamente correctamente, los componentes de fecha y hora más importantes deben aparecer primero, seguidos de los componentes menos significativos . Si todas las demás palabras en el nombre del archivo son iguales, esta convención nos permitirá ordenar por año, luego mes y luego fecha.

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

Esta opción es más tradicional: simplemente archiva sus archivos en papel en un archivador seguro o puede optar por utilizar un proveedor de almacenamiento externo para crear espacio. Una instalación de almacenamiento externa es la mejor opción para almacenar copias impresas a largo plazo o para archivos que no se necesitan con frecuencia.

El procedimiento para archivar documentos en papel variará según la empresa que elija. Un servicio de archivo de documentos estándar: recopilará documentos y los entregará en sus instalaciones cuando se solicite . Utilice software de gestión de información para registrar todos los documentos en un sistema, lo que significa que nada puede perderse.

El corte de la lima hace referencia a lo finos que son sus dientes. Se definen como (de más áspero a más suave): áspero, medio, bastardo, segundo corte, liso y totalmente liso. Una lima de corte simple tiene un juego de dientes paralelos, mientras que una lima de corte transversal o de corte doble tiene un segundo juego de cortes que forman superficies de corte en forma de diamante.

Los métodos son: alfabético ( onomástico, toponímico, asuntos o materias ), cronológico, numérico, alfanumérico, geográfico.

Pueden ser centralizados, descentralizados o mixtos. Aquí están los activos, semiactivos e inactivos. La clasificación de un archivo dependerá de la necesidad de la empresa, incluso cada organización puede contar con su propia clasificación.

Para cualquier sistema de archivos en particular, existe un punto de partida. Desde el punto de partida podremos localizar archivos y/o directorios (carpetas). Los propios directorios también pueden contener más directorios y archivos. Este sistema de directorios y archivos se conoce como árbol de archivos.

El árbol de archivos organiza los archivos en directorios que contienen información similar. Esta organización facilita el montaje remoto de directorios y archivos.

Un sistema de archivos es el sistema de almacenamiento de un dispositivo de memoria, que estructura y organiza la escritura, búsqueda, lectura, almacenamiento, edición y eliminación de archivos de una manera concreta.

Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).

Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.

Para ser archivero se necesita:

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

El Licenciado en Archivística y Gestión Documental (AyGD) administra y sirve los documentos de archivo que se producen en las organizaciones pública y privadas en el ejercicio de sus funciones, estos documentos que se van ubicando en las diversas oficinas son videncia de la gestión realizada.