CÓMO ACTUAR ANTE LAS QUEJAS Y RECLAMACIONES: 7 PASOS
- Inmediatez a la hora de afrontar el problema.
- Escuchar con atención.
- Mostrar comprensión.
- Ofrecer disculpas.
- Buscar una solución.
- Resolver la queja lo más rápido posible.
- Asegurarse de la conformidad del cliente.
¿Cuáles son las 8 tecnicas para gestionar quejas y reclamos?
Guía práctica para gestionar quejas y reclamaciones
- Estar atentos a las señales de alarma de quejas y reclamaciones.
- Responder con inmediatez.
- Escuchar con atención.
- Ser comprensivo.
- Ofrecer disculpas.
- Buscar una solución.
- Mantenerse en contacto.
- Asegurarse de su conformidad.
¿Cómo hacer un reporte de quejas y reclamos?
Dígale a la compañía cómo desea resolver el problema.
- Mencione la solución que desea para su problema, por ejemplo, reembolso, reparación, cambio o crédito de la tienda. O considere pedirle a la compañía que le sugiera una solución.
- Si adjunta documentos, haga una lista.
- Indique cómo pueden comunicarse con usted.
¿Qué es el Protocolo de quejas y reclamos?
¿Qué es el sistema PQRS? PQRS hace referencia al proceso mediante el cual una empresa gestiona las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que realizan los clientes. En términos generales, son las actividades básicas del proceso de servicio al cliente que responden a las necesidades más imperantes del consumidor.
¿Qué diferencia hay entre una queja y una reclamación?
Queja: expresión de insatisfacción hecha a una organización, con respecto a sus productos (UNE-ISO 1002:2004). Una reclamación es igualmente una expresión de insatisfacción hecha a una organización con respecto a sus productos pero que pide o pretende algún tipo de compensación.
¿Cuántos tipos de reclamaciones hay y cuáles son?
Hay tres tipos de reclamaciones: las reclamaciones de hecho, las reclamaciones de valor y las reclamaciones de pólizas.
¿Cómo responder a una queja de un cliente ejemplo?
Comprendemos totalmente su molestia y agradecemos que nos haya notificado al respecto. Lamentamos que haya pasado por una situación que no debió haber sucedido. Valoramos mucho el tiempo y la experiencia de nuestros clientes. Tenga por seguro que estamos dando el seguimiento pertinente a su solicitud.
¿Qué es una queja de un ejemplo?
Una queja es la manifestación o noticia de hechos realizados por una persona o grupo de personas, quienes de manera expresa relatan presuntas violaciones a los derechos humanos en agravio de ellos o de terceras personas, estos cometidos por autoridades o servidores públicos de carácter Municipal, Estatal o Federal.
¿Qué hacer en caso de un cliente insatisfecho?
Veamos las mejores maneras de gestionar un cliente insatisfecho.
- Reducir el tiempo de espera.
- Escuchar atentamente al cliente.
- Comprender la queja.
- Mostrar empatía.
- Ser sincero y honesto.
- Resolver el problema.
- Obtenga feedback.
¿Qué tipo de acciones se deben implementar para evitar las quejas de los clientes?
Estos son algunos consejos, para tratar los reclamos de manera personal, sea vía telefónica o presencial:
- Ofrece disculpas por el inconveniente.
- Escucha con atención el reclamo.
- Aprueba su reclamo.
- Enfrenta rápido el problema.
- Explica como resolverás el inconveniente.
- Resuelve la situación.
¿Qué es la resolución de reclamaciones?
Es una manifestación de insatisfacción o disgusto de las personas usuarias con los servicios recibidos. Se diferenciaría de reclamación en que ésta pide solución e incluso menciona la acción requerida para subsanar la deficiencia.
¿Qué es más grave una queja o un reclamo?
Una reclamación (ya sea que tu cliente la presente directamente o a través de redes sociales) implica un nivel de descontento más elevado que el de una queja.
¿Qué es más fuerte una queja o un reclamo?
El consumidor presenta un reclamo cuando no está conforme con los bienes adquiridos o servicios prestados, mientras que la queja expresa su malestar respecto de algún tema que no tenga que ver directamente con el giro del negocio, como por ejemplo, la mala atención.
¿Cuánto tiempo se tiene para responder una queja?
Lo primero que debe hacer es acercarse a su operador y presentar sus peticiones y quejas. Recuerde que el operador tiene quince (15) días hábiles para contestarle.
¿Cómo se clasifican las quejas y reclamos?
5 tipos de quejas
- Indisponibilidad de producto.
- Mal servicio o mala calidad del producto.
- Falta de resolución de problemas inmediata.
- Poco seguimiento a solicitudes.
- Falta de atención por parte de un agente.
- Tiempos de espera muy largos.
¿Cuál es el objetivo de la queja?
Una queja es la manifestación o noticia de hechos realizados por una persona o grupo de personas, quienes de manera expresa relatan presuntas violaciones a los derechos humanos en agravio de ellos o de terceras personas, estos cometidos por autoridades o servidores públicos de carácter Municipal, Estatal o Federal.
¿Que decirle a un cliente enojado?
La empatía aplicada al trato con los clientes
- “Puedo percibir lo frustrado que se siente y lo entiendo”
- “Comprendo su molestia”
- “¡Eso es terrible!”
- “Comprendo la urgencia de la situación”
- “En su lugar, también me sentiría mal”
- Le aseguro que lo mantendré informado.
- Lamento mucho escuchar eso.
¿Cuáles son los reclamos más comunes?
12 ejemplos de quejas y reclamos comunes de los clientes
- Tiempos de espera prolongados.
- Falta de seguimiento.
- Fallos en el servicio.
- Cambio de términos y condiciones.
- Mala atención al cliente.
- Devoluciones.
- Desabasto.
- Marketing invasivo.
¿Cuándo interponer una queja?
¿Cuándo se debería presentar una queja?
- Cuando la cuestión es, especialmente importante, para usted o su grupo.
- Cuando el costo de su pérdida, o la intensidad de su insatisfacción, es mayor que el costo de presentar una queja.
- Cuando necesita un registro permanente de sus acciones.
¿Cuánto tiempo tengo para presentar una hoja de reclamaciones?
La persona consumidora tiene un plazo de dos años, a contar desde la fecha en que tuviera conocimiento de los hechos causantes, para presentar una queja o reclamación. El plazo puede ser mayor (hasta un máximo de seis años) si el Reglamento para la Defensa del Cliente de la entidad concreta así lo prevé.
¿Cómo insistir a un cliente sin ser molesto?
Trata de centrarte en los hechos y no te dejes arrastrar hacia disputas sobre quién tiene razón y qué es lo correcto. Insistir en tu punto de vista no hará que el cliente difícil te aprecie más. Tus clientes —sobre todolos que están más molestos— esperan ser escuchados, alentados y que su problema sea atendido.
¿Cuál es la mejor forma de atender a un cliente?
Este es el momento de aprender cómo atender a un cliente paso a paso.
- Brinda una buena primera impresión. El dicho popular dice que la primera impresión es lo que queda, ¿no?
- Sé empático.
- Ofrece una atención personalizada.
- Comparte tus valores.
- Adopta un enfoque omnicanal.
¿Qué hacer cuando un cliente tiene una queja o se genera una discusión para que no afecte a la reputación de tu negocio?
¿Qué debes hacer ante una situación de este tipo?
- Establece un canal de atención al cliente: mail, Facebook, teléfono, Twitter…
- Contesta en un periodo máximo de 2 días laborables y en privado.
- Infórmate bien de lo ocurrido para centrarte en el hecho en sí y no en la persona.
¿Qué actitud se debe tomar cuando el cliente es insolente o se queja?
Lo primordial es afrontar rápidamente el problema, escuchar atentamente al cliente, ofrecerle disculpas, comunicarle cómo vas a solucionar su problema y por último resolver el problema y hacer el seguimiento correspondiente.
¿Cómo ayuda el Sistema de quejas y sugerencias en una empresa?
El sistema PQRS (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias) puede ser una herramienta altamente conveniente para desarrollar protocolos que te ayuden a dar solución de forma ordenada a los inconvenientes que un cliente pueda tener con respecto a tus productos o servicios.
¿Qué pasa si se niegan a darte una hoja de reclamaciones?
Si al solicitar la hoja de reclamaciones a un establecimiento nos encontramos con una negativa a proporcionárnosla, hemos de llamar a la Policía Local. Una vez personados los agentes del orden, volveremos a solicitar la hoja. La Policía Local levantará un acta si la empresa se sigue negando a entregrarnos la hoja.
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