¿Cuál es el archivo pasivo?

Son los documentos que ya no se encuentran activos o en uso en los diversos procesos y que por la información contenida, son objeto de consulta ocasional.

Según esa terminología los documentos de valor administrativo formarían los archivos activos, los documentos con valor fiscal o legal formarían el archivo semiactivo y, cuando perdiesen esos valores, formarían el pasivo o muerto.

El documento activo posee un conjunto de datos y tiene acceso a un almacenamiento donde se pueden guardar y recuperar los datos. Puede crear y administrar una o varias vistas en sus datos.

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:

Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles.

Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.

Un archivo muerto es aquellas mini bodegas en renta de archivos o de documentos empresariales que ya no cuentan con un valor activo en las operaciones de la empresa o institución, pero requieren de un procedimiento para archivo muerto.

Un archivo muerto representa aquello que, en sí, no tiene un uso fundamental dentro de la empresa; sin embargo, aún se encuentra dentro del sistema organizativo, lo que puede representar una carga dentro de la administración general.

La forma más eficaz de eliminar la información contenida en sus documentos es por medio de su trituración en partículas imposibles de leer, de modo que, esta pueda ser enviada a reciclaje con toda confianza. Al final esto se ve reflejado en su empresa, al evitar posibles riesgos de fuga de información.

En primer lugar, están los documentos administrativos de decisión. En segundo lugar, los documentos administrativos de transmisión. En tercer lugar los documentos administrativos de constancia. Y en cuarto y último lugar los documentos administrativos de juicio.

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Fase semiactiva: archivo central

El archivo central es un archivo donde pasan todos aquellos documentos de archivo que se encuentran en una fase semiactiva, es decir, que ya no se consultan habitualmente pero que pueden ser requeridos en un momento dado y volver así a su fase activa.

También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos. Cada uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los documentos de acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su ciclo vital.

Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos, fotos, descargas de internet o un documento de texto u hoja de cálculo, se conoce bajo el nombre de Archivo. Aquél que no necesita ningún programa para que lo puedas abrir.

Tipos de archivo admitidos

Un archivo es el conjunto de documentos ordenados (según el criterio de cada empresa) y se puede clasificar y conservar de distintas maneras. Los archivos pueden ser documentos recibidos como creados por la entidad.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por sus productores durante un período mínimo de 2 años. En el caso de documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 años preceptivos.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

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Documentación fiscal y tributaria.

– Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art. 66,67 y 68.

A continuación se muestran los plazos de tiempo para la conservación de documentos dentro de las empresas, la cual describiremos brevemente (fuente dof.gob.mx ) : Documentos generales de empresa: 5 años. Documentos contables: 5 años. Documentos labores: 5 años.

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Se conoce como documento vivo a aquel que está en constante actualización para reflejar los cambios en el concepto al que se refiere. Ejemplos de documentos vivos son la especificación de un software en ciertos modelos de ciclo de vida del software, o el plan de negocio de una empresa.

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