¿Cuál es el fin de los archivos?

El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.

Constituir un centro de información disponible en todo momento. Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire,... y evitar su pérdida.

Además de coadyuvar a la investigación, el archivo también puede ser una fuente importante para la difusión, no sólo de los expedientes en él contenido sino de la propia organización a través de publicaciones, exposiciones, permanentes (temporales, itinerantes, y virtuales) visitas guiadas, un sitio en internet.

Los archivos garantizan el acceso a los ciudadanos a los documentos que tienen disponibles de acceso público de manera libre y gratuita. Garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual.

La importancia de los archivos en la sociedad

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

Su función es la prevención del deterioro o, si ello no es posible, retrasarlo durante un mayor tiempo.

La gestión de archivos consigue evitar la pérdida de documentación y datos, ya que todos los ficheros están identificados siguiendo patrones establecidos e integrados en un mismo sistema.

Un archivo digital ofrece a sus usuarios múltiples posibilidades de búsqueda de documentos, combinados con una disminución en los tiempos de acceso a la información, facilitando así su trabajo en relación al manejo y uso de datos.

Ahorro de espacio físico y tiempo

El uso del archivo digital permite la visualización de los documentos sin importar la ubicación ni la distancia entre el usuario y el servidor de estos, dando paso a la eliminación de gastos de paquetería o mensajería en tu negocio.

¿Qué beneficios proporcionan los documentos a los ciudadanos? En el sector público los documentos son fundamentales para el concepto de democracia. La información documentada apoya la protección de los derechos humanos, el estado de derecho y el trato justo e igual de los ciudadanos.

Mantener, conservar, organizar y administrar el centro de documentos e información de la ASENL, para satisfacer las necesidades requeridas de los soportes de información en físico o en electrónico.

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.

Los archiveros (o archivistas) se encargan de seleccionar, almacenar y proporcionar acceso a materiales tales como documentos escritos, mapas, fotos y películas. También pueden contestar preguntas, dar charlas a grupos y organizar en exposiciones.

Un sistema de archivos es el sistema de almacenamiento de un dispositivo de memoria, que estructura y organiza la escritura, búsqueda, lectura, almacenamiento, edición y eliminación de archivos de una manera concreta.

Valor, porque una sociedad, o una organización, sin Archivos estaría abocada al fracaso, sería una sociedad sin memoria, sin memoria colectiva, condenada a repetir sus errores del pasado.

La preservación trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos: la integridad física, que es la materialidad del documento; la integridad intelectual, que es el contenido; y la integridad intencional, que es la intención y el fin del documento.

La importancia de los archivos en la sociedad

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

El objetivo primordial de conservar el patrimonio documental es: Mantener la estabilidad e integridad de los documentos. Asegurar que los documentos puedan ser accesibles a todo el público.

Clasificación de los documentos: Esta es una de las estrategias más importantes de la gestión de documentos, pues le brinda al trabajador información más organizada y de esta manera entender mejor los procesos.

Los documentos digitales facilitan el almacenamiento de archivos, disminuyendo de este modo la demanda de espacio físico, así como los costos relacionados con la impresión y envío.

La digitalización de documentos propicia este ahorro en el consumo de papel. Además, si se precisa una copia de un documento, siempre se puede imprimir. Pero gracias a la digitalización, podemos contribuir a preservar el Medio Ambiente y a evitar el derroche de papel de forma innecesaria.

No contar con un plan de gestión documental repercutirá en graves consecuencias para las empresas. La ineficiencia, la lentitud en los procesos, la pérdida de tiempo, la desorganización y los errores en los documentos son algunos de los efectos de llevar a cabo una mala gestión de la información.

El papel es ajeno a las amenazas de seguridad que acechan al mundo digital, lo que lo convierte en un formato más seguro y más fiable. Muchas empresas lo utilizan como único medio para la presentación de proyectos importantes o para el cierre de contratos de primer nivel.

Archivo físico vs archivo digital

Bien, la principal diferencia entre ambos tipos de gestión documental y organización de archivos es bastante simple: el formato del documento a archivar o, lo que es lo mismo: formato papel o formato digital.

Hay varios tipos de archivo digital. De hecho, se pueden almacenar documentos modificables, documentos no modificables, fotos, información tabulada, videos, audios, entre otros.

En nuestra vida cotidiana guardamos, archivamos, muchas cosas con esa idea. Las fotografías de un paseo, de los amigos, de los hijos, de los padres, de momentos que fueron registrados en una imagen. A veces también las cartas y las tarjetas que nos han enviado y hasta las que nunca enviamos.

La gestión de archivos se da en la organización, almacenamiento y el acceso al conjuntos de estos, de modo que al cumplir con sus funciones garanticen el cuidado y protección de la información que manejen. Por ello es importante conocer y aplicar este tipo de operaciones.