¿Cuál es el mejor tipo de archivadores para una empresa?

Los archivadores de metal son los más demandados en las oficinas. Esto se debe a que son resistentes y duran muchos años. Además, muchos de ellos son de acero inoxidable y permiten que su precio se amortice a lo largo del tiempo.

Conoce los tipos de archivadores para oficina que puede incluir en tu espacio:

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Los archivadores para CD ignífugos, los cajetines para llaves, archivadores con cajones de gran tamaño para archivar planos, las estanterías para bibliotecas o los tarjeteros modulares de pared son algunos de ejemplos de muebles específicos que aportan orden en distintos espacios de trabajo.

Se pueden usar carpetas plegadas por la mitad para almacenar documentos de diferentes tamaños; igualmente se pueden utilizar carpetas con bordes laterales tipo aletas que se pueden cerrar como solapas (carpetas de cuatro aletas), las cuales garantizan una mayor protección a la documentación.

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

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Cómo archivar documentos en una empresa

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).

Maneras de ordenar archivos

Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo. Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación, ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más antigua a la más reciente de manera predeterminada.

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Almacenamiento de archivos

En términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se almacenan en discos duros —discos magnéticos que giran dentro de una computadora que pueden registrar información indefinidamente—. Los discos duros permiten acceso casi instantáneo a los archivos informáticos.

Algunas extensiones comunes de nombres de archivos son:

En la actualidad, existen bastantes sistemas de archivos, aunque no todos están igual de extendidos. Los más habituales hasta la fecha son FAT16, FAT32, exFAT y NTFS (Windows) y HFS+ y APFS (macOS/Mac OS X).

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

Un archivador vertical es un mobiliario o mueble de oficina que está presente en las áreas administrativas, recursos humanos, de oficina, de archivos y de papeleo en general, es una estructura mayormente metálica que cuenta con cajones de manera vertical, los cuales puede abrirse halando la barra que trae cada cajón.

Los archivadores de oficina permiten tener un orden en espacios tanto pequeños como más grandes. Son ideales para planificar eventos, organizar las facturas o llevar a cabo todos los proyectos. Además, se pueden clasificar las tareas de los diferentes componentes de la empresa para que puedan llevarlas al día.

¿Qué son las carpetas colgantes? Las carpetas colgantes son las que se utilizan para almacenar documentos impresos en archivadores y bastidores.

¿Cómo clasificar los documentos?

Precisamente, la sistematización del archivo es la clave de su éxito: si los datos están organizados y correctamente almacenados, son útiles y eficaces. Cuando no lo están, es difícil encontrarlos y, por tanto, utilizarlos.

Un factor importante a la hora de archivar físicamente la información es el orden. La forma en que ordenamos la información nos hace ahorrar tiempo, energía y dinero. Por ello, ordenar los archivos numérica o alfabéticamente es fundamental para encontrar rápidamente los documentos que necesitamos.

Lo ideal es conservar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Los registros almacenados en medios electrónicos deben ser intelegibles, se deben poder leer y deben estar accesibles durante el período de limitación requerido.

Almacenar los archivos en un ambiente limpio, protegido de la luz, protegido de plagas, con niveles de humedad entre 30 y 50 por ciento y por debajo de los 23 grados centígrados es necesario para la conservación a largo plazo de los archivos.