¿Cuál es el tiempo de vida de un documento?

Si nos referimos a un documento administrativo este en un principio deberá ser protegido en un archivo de oficina por un término de 5 años. Se ha establecido de esa forma porque en esos primeros años será más probable que en un momento determinado nos haga falta.

Los documentos, sin importar su tipo o formato, tienen una vigencia temporal. Ese tiempo se determina por medio del uso de instrumentos archivísticos que facilitan los procesos propios de la gestión documental y que establecen el ciclo de vida de la información desde su registro hasta su disposición final.

El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.

El ciclo vital de los documentos

Documentos fiscales (impuestos, hacienda...) suelen tener una vigencia de 4 años, pues son los 4 años durante los que hacienda puede reclamarlos, por lo que generalmente tienen una vida útil de 5 años. Documentos contables por ejemplo pueden tener una vida útil de unos 10 años.

El ciclo de vida de un documento administrativo, es decir, los documentos que tienen información sobre la empresa, siempre cambia el periodo que aguantan en tu empresa, ya que tienen que estar en constante actualización, y solo se tienen que eliminar cuando ya no son necesarios en tu empresa o cuando la ley lo ...

Esta teoría dividía los documentos en tres fases: archivos actuales, intermedios y permanentes.

Este módulo presenta las cuatro etapas del ciclo de vida de un registro: creación, acceso y uso, mantenimiento y archivo o destrucción.

Es el conjunto ordenado de documentos al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, que son conservados por su valor.

Los archivos definitivos son documentos que por lo que contienen, tenemos que guardarlos y archivarlos en un lugar donde sea fácil acceder a ellos. Por lo que tendrán que estar disponibles y localizables.

Para agilizarte un poco el proceso, te facilitamos ahora una lista de algunos de los documentos que caducan:

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

el ciclo vital del documento es Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Quizás esta confusión se da por la estrecha relación que tienen estas tres clases de archivos con los documentos.

Documentos administrativos

Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil correspondiente al mismo ejercicio debe guardarse durante los siguientes seis años, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Según la normativa fiscal

En este caso, son cuatro años los que se consideran que deben guardarse los documentos, desde la finalización de estos.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creacin a su eliminacin o seleccin para su custodia permanente.

Los documentos históricos son documentos originales que contienen información histórica importante sobre una persona, un lugar o un acontecimiento, por lo que pueden servir de fuentes primarias como ingredientes importantes de la metodología histórica.

Administrativo: El valor que posee un documento para la actividad administrativa de una entidad productora, en la medida en que informa, fundamenta o prueba sus actos.

¿Qué tipos de documentos existen?

¿Qué es el registro de tiempo trabajado y para qué sirve? El registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley.

Ciclo de Vida

Para cada instrucción, un procesador repite un conjunto de cuatro operaciones básicas, las cuales comprenden un ciclo de computadora: (1) búsqueda, (2) decodificación, (3) ejecución y (4) almacenamiento.

También se llama archivo a un tipo de mueble donde se conserva esta documentación para que no se pierda entre las demás cosas de una casa. Una simple caja de cartón, un baúl o un armario lleno de cajones donde quedan ordenados todos esos documentos.

− Fase Inactiva: es aquella donde los documentos ya no cuentan con fuerza de obligatoriedad para su conservación y solamente se resguardan por contener valor testimonial, informativo.

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.

Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.

En general, son documentos públicos aquellos emitidos por funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones. En España, el artículo 1216 del Código Civil define lo que se entiende por documento público: "Documento expedido o autorizado por funcionario público competente con las solemnidades requeridas por la ley."

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.