¿Cuál es la ley que rige el archivo?

Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000? Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional. Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia. Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.

Doctrinalmente se ha llamado Legislación Archivística, a las disposiciones jurídicas que se emiten en un país determinado para regular y establecer los procedimientos generales de la gestión documental y proteger su patrimonio documental.

Es importante destruir o incinerar de manera segura los documentos que contengan su nombre, dirección, número de seguro social, números de tarjetas de crédito o débito u otra información financiera confidencial.

"POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES". regulan la función archivística del Estado. diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

La archivística y sus principios básicos: orden original, principio de procedencia e integridad.

Que la Ley 594 de 2000, establece: "ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Pueden ser centralizados, descentralizados o mixtos. Aquí están los activos, semiactivos e inactivos. La clasificación de un archivo dependerá de la necesidad de la empresa, incluso cada organización puede contar con su propia clasificación.

Artículo Tercero. - El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental será de cinco años, contado a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se elabore el documento.

Es en el artículo 30 donde encontramos que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y documentación, que sea del mismo ámbito, durante seis años. El comienzo de la cuenta será el ultimo asiento realizado en los libros.

Documentos contables. – Los libros de comercio, tales como libro diario, de inventario, cuentas anuales, informes de auditoría, del administrador, deben conservarse durante 6 años, según el Art.

Parágrafo 1°. Se consideran instancias ejecutores, los archivos de las entidades públicas, los archivos de que trata el artículo 7°, 8° y 9° de la Ley 594 de 2000, los archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, y los archivos privados de interés público.

El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ARTÍCULO 12.

Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la ...

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

Medio Técnico (MT): Conforme a lo dispuesto en la Circular Externa No.

“ARTÍCULO 1. Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

El diccionario de la RAE define a los archivólogos como las personas que se dedican a la archivología o tienen especiales conocimientos de ella, considerando esa disciplina como aquella que estudia los archivos en todos sus aspectos. El archivista es el responsable de la organización y mantenimiento de un archivo.

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción.

Tipos de instrumentos archivísticos

La norma se preocupa por minimizar los riesgos para los archivos. Finalmente, la norma internacional que se ocupa del almacenamiento de documentos es la ISO 11799:2003, Document storage requirements for archive and library materials (Requisitos de almacenamiento de documentos para materiales de archivo y biblioteca).

Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante.