Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial.
¿Cuáles son las 3 fases del archivo?
En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.
¿Cuáles son las etapas o fases del archivo?
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
- Planeación:
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cuál es la forma correcta de archivar?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
¿Qué es la teoria de las 3 edades?
En historia, arqueología y antropología física, el sistema de tres edades es un concepto metodológico adoptado durante el siglo 19 según el cual los artefactos y eventos de la prehistoria tardía y la historia temprana podrían ordenarse ampliamente en una cronología reconocible.
¿Cuál es el proceso de un archivo?
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos, recibidos y creados en una organización; facilitar su recuperación; determinar el tiempo que estos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven; y asegurar la conservación a largo plazo de los más valiosos.
¿Cuántas y cuáles son las partes de un archivo?
Los nombres de archivo de Windows tienen dos partes separadas por un punto: primero, el nombre del archivo, y segundo, una extensión de tres o cuatro caracteres que define el tipo de archivo.
¿Qué es el orden de los archivos?
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
¿Cuál es el ciclo vital de los documentos de archivo?
El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
¿Cuáles son los requisitos que debe tener un archivo?
Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común:
- Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación.
- Extensión.
- Tamaño.
- Descripción.
- Ubicación.
- Formato.
¿Qué hace un archivador de documentos?
Los archiveros (o archivistas) se encargan de seleccionar, almacenar y proporcionar acceso a materiales tales como documentos escritos, mapas, fotos y películas. También pueden contestar preguntas, dar charlas a grupos y organizar en exposiciones.
¿Dónde se archivan los documentos?
Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
¿Cuánto tiempo dura un documento en el archivo de gestión?
A su vez, estas tres etapas tienen unos plazos de conservación de los documentos: Archivo de oficina o gestión. La información debe estar unos 5 años.
¿Quién creó el ciclo vital del documento?
Según Antonia Heredia el historiador “Wyffels en 1972, planteó la teoría de las tres edades de los documentos, que daría lugar a diferentes categorías de archivos.
¿Cuántas etapas de edades hay?
La siguiente clasificación es un ejemplo: in utero y nacimiento, primera infancia (0-5 años), infancia (6 - 11 años), adolescencia (12-18 años), juventud (14 - 26 años), adultez (27 - 59 años) y vejez (60 años y más).
¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?
PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
- Inspeccionar. El proceso de archivar es revisar todos los documentos, en varias ocasiones se detectan papeles que están listos para archivarlos y aún no han terminado su trámite.
- Ordenar.
- Distribuir.
- Archiva propiamente.
- Clasificar.
¿Cuáles son los tipos de archivo que existen?
Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:
- Archivo General.
- Archivo Alfabético.
- Archivo Numérico.
- Archivo Alfanumérico.
¿Cuántos pasos tiene la gestión documental?
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
¿Cómo se clasifican los documentos de un archivo?
Tipos de organización de archivos
Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.
Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.
¿Cuáles son los tipos de archivo en gestion documental?
Tipos de gestión documental
- Digitalización de documentos.
- Digitalización de Fotos.
- Digitalización de microfilms.
- Digitalización de planos.
- Destrucción documental.
¿Cuáles son los tipos de archivos administrativos?
En primer lugar, están los documentos administrativos de decisión. En segundo lugar, los documentos administrativos de transmisión. En tercer lugar los documentos administrativos de constancia. Y en cuarto y último lugar los documentos administrativos de juicio.
¿Qué es lo más importante de archivo?
La importancia de los archivos en la sociedad
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
¿Cómo se pueden ordenar los documentos?
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: – Ordenación cronológica: por fecha de inicio. – Ordenación numérica: por número de expediente. – Ordenación alfabética.
¿Qué son los principios archivísticos?
Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.
¿Qué es el plazo de conservación de un archivo?
De conformidad con los plazos a que refiere el CADIDO, el plazo de conservación es la suma del tiempo en que deben resguardarse los documentos en el archivo de trámite y, después, en el archivo de concentración.
¿Cuando un archivo es historico?
Es el conjunto ordenado de documentos al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente, que son conservados por su valor.
¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestión documental?
8 pasos de la gestión documental:
- Planeación.
- Producción.
- Trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
- Preservación.
- Valoración.
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- Estimula tu mente.
- Sigue una rutina.
- Cambia tu dieta.
- Descansa bien.
- ¡Apunta!
- Organízate.
- Disfruta.