¿Cuáles son las consecuencias de no conservar los documentos de archivo?

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La preservación de los archivos es parte fundamental, ya que los documentos son evidencias de los eventos pasados y del presente. El estudio de los archivos nos facilita el entendimiento de los sucesos históricos a través de la investigación.

-Falta de organización.

La desorganización se eleva como el principal hándicap a la eficiencia. Una mala organización resulta de forma directa clave en la atención al cliente, que verá aletargado su proceso por la falta de criterio y estructuración a la hora de colocar los documentos y hacerlos accesibles.

El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos.

Factores que afectan la preservación de los materiales tradicionales de bibliotecas y archivos (segunda parte)

ARTICULO 1º-Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material.

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea. Preservación: Largo plazo.

La preservación trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos: la integridad física, que es la materialidad del documento; la integridad intelectual, que es el contenido; y la integridad intencional, que es la intención y el fin del documento.

Guarda siempre los documentos importantes, en un área fresca, seca y oscura. Aunque pueda parecer exagerado, es importante tener en cuenta que los documentos pueden ser sensibles tanto a la luz solar como a una luz artificial muy intensa.

Luego de que borres un archivo de forma definitiva, todas las personas con las que lo hayas compartido perderán el acceso a él. Si deseas que los demás puedan seguir viendo el archivo, puedes otorgarle la propiedad a otra persona.

Causas: Problemas de caché y sincronización de archivos entre la estación de trabajo y la ubicación de almacenamiento, que pueden deberse a los siguientes motivos: Se activa Archivos sin conexión en la estación de trabajo. El servidor de red utiliza un Sistema de archivos distribuido (DFS).

La importancia de los archivos en la sociedad

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

Las empresas suelen trabajar mejor cuando pueden almacenar, acceder y gestionar eficazmente sus documentos sin que los archivos sean imposibles de encontrar. Los sistemas digitales de documentos ofrecen una mayor seguridad y cumplimiento de los datos sensibles.

Un documento es una herramienta indispensable que tiene como fin transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite, además, la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia. También puede materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo así una memoria colectiva.

Además del papel como material de documentos históricos, el Archivo General de la Nación preserva medios de formatos especiales como rollos cinematográficos y de fotografía, negativos, cintas fonográficas y de vídeo, discos ópticos, microfilm, entre otros.

Cómo destruir documentos personales de manera segura

Llamamos riesgo a la proximidad o posibilidad de que suceda un daño o perjuicio y sus posibles consecuencias. Este daño puede afectar a una persona o grupo y es el resultado de un suceso o una acción. Los riesgos se dan tanto en ámbitos domésticos como laborales, sociales, en la vía pública, entre otros.

El riesgo es Incertidumbre relacionado con la duda ante la posible ocurrencia de algo que puede generar pérdidas. Tipos de Riesgos: Desde el punto de vista empresarial existen innumerables riesgos, generados tanto por el entorno como por el desarrollo normal de sus actividades.

El riesgo es la probabilidad de que una amenaza se convierta en un desastre. La vulnerabilidad o las amenazas, por separado, no representan un peligro. Pero si se juntan, se convierten en un riesgo, o sea, en la probabilidad de que ocurra un desastre. Sin embargo los riesgos pueden reducirse o manejarse.

En conclusión, según las normas anteriormente mencionadas, los documentos que deben conservarse pueden eliminarse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Documentos administrativos

Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil correspondiente al mismo ejercicio debe guardarse durante los siguientes seis años, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Teniendo en cuenta lo que señala los artículos anteriores, las organizaciones deben conservar al menos 10 años todos los documentos y papeles comerciales. Es importante que tanto el archivo físico como el digital, cuente con una estructura que permita una consulta sencilla y efectiva.

Almacenar los archivos en un ambiente limpio, protegido de la luz, protegido de plagas, con niveles de humedad entre 30 y 50 por ciento y por debajo de los 23 grados centígrados es necesario para la conservación a largo plazo de los archivos.

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

¿Qué ocurre en caso de pérdida de actas emitidas por el Registro Civil, es decir, actas de nacimiento, matrimonio, defunción, o de concubinato? Puedes obtener tu copia certificada de las actas en cualquier oficina de registro civil en el país, así como en los quioscos de los Estados.