¿Cuáles son las normas de gestión documental?

Las normas más importantes para la gestión de archivo son: la norma ISO 15489, para la información y gestión de archivos; y la norma ISO 303001, para el diseño, implementación, mantenimiento y optimización del sistema de gestión de archivos.

Para dar respuesta eficaz a las necesidades de las organizaciones en la gestión documental, a finales de 2019 se publicó la nueva versión de la Norma UNE- ISO 30301. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos, cuya primera versión se aprobó en el año 2011.

En el caso de la gestión documental, las normas, leyes, decretos y resoluciones son la guía máxima de los aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar todos los procedimientos requeridos para la administración, clasificación, almacenamiento, conservación y control de la información.

Las principales normas en Documentación son las siguientes:

El Programa de Gestión Documental - PGD del Ministerio de Educación Nacional está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información y el Decreto 1080 de 2015, Libro II Parte VIII Título II Capítulo V – Gestión de documentos.

Control documental en ISO 9001

Así, el control de la documentación según ISO 9001:2015 consiste en asegurar que la información documentada se encuentre: Disponible para su uso, dónde y cuándo se necesite. Protegida adecuadamente. Es decir, que no haya riesgos de pérdida de confidencialidad.

Normas ISO. ¿Qué son y cuáles son las más importantes?

Existen diferentes tipos, que varían según el ámbito en el cual son aplicadas: normas religiosas, normas jurídicas, normas morales, normas sociales. El individuo comienza a comprender y conocer muchas de estas normas desde pequeño.

En otras palabras, Aristóteles está diciendo que una norma es obligatoria porque es obedecida o porque la costumbre lo indica así. Si la ley que impone abrocharse el cinturón de seguridad al conducir es válida es porque es obedecida o porque la repetición de la conducta en el tiempo (la costumbre) así lo indica.

Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes.

Las normas son importantes porque permiten la normalización y garantizan que todas las empresas y organizaciones funcionen con las mismas directrices. Esto facilita las relaciones comerciales entre las empresas, ya que saben lo que se espera de ellas, así como de su uso de servicios con enfoque documental.

Finalmente se presenta la Norma ISO 15489 Información y documentación Gestión de Documentos como una metodología útil para la adecuada gestión de documentación archivística, independientemente de su soporte, en el contexto organizacional.

La norma se preocupa por minimizar los riesgos para los archivos. Finalmente, la norma internacional que se ocupa del almacenamiento de documentos es la ISO 11799:2003, Document storage requirements for archive and library materials (Requisitos de almacenamiento de documentos para materiales de archivo y biblioteca).

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Se da cumplimiento a la normatividad con la Elaboración del Programa de Gestión Documental y de Contenidos Institucional, el cual se aprueba en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Normas ISO en la actualidad

En 1951 se publicó la primera norma ISO y, desde entonces, y tras el reconocimiento en 1977 de este organismo como una entidad única a nivel internacional, se han publicado más de 20.000 normas que abarcan todas las áreas en las que operan las empresas.

ISO 14001 es una norma aceptada internacionalmente que establece cómo implementar un sistema de gestión medioambiental (SGM) eficaz. La norma se ha concebido para gestionar el delicado equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción del impacto medioambiental.

La norma ISO 9001 2015 no requiere un sistema de documentos, sino un Sistema de Gestión de Calidad documentado.

Normas ISO. ¿Qué son y cuáles son las más importantes?

¿Qué significan las siglas de ISO?

Desde entonces y hasta la fecha se han creado más de 23.000 estándares que cubren multitud de áreas de gestión, tecnologías y procesos de producción.

Las normas se pueden aplicar en distintos ámbitos de la vida y se espera que sean aceptadas por todos. Existen diferentes tipos, que varían según el ámbito en el cual son aplicadas: normas religiosas, normas jurídicas, normas morales, normas sociales.

Tipos de normas

Regla de conducta dictada o promulgada por un poder legítimo para regular la conducta humana por medio de una prescripción, autorización o prohibición.

Normas imperativas: Obligan independientemente de la voluntad del individuo.

Una norma está vigente cuando puede comenzar a desplegar los efectos jurídicos para los que fue creada y que se desenvuelven en un marco de espacio y tiempo determinado.