8 pasos para impactar el proceso de gestión documental en tu empresa
- Paso número 1: Planeación.
- Paso número 2: Producción.
- Paso número 3: Gestión y trámite.
- Paso número 4: Organización.
- Paso número 5: Transferencia.
- Paso número 6: Disposición de documentos.
- Paso número 7: Preservación a largo plazo.
- Paso número 8: Valoración.
¿Cuántos pasos tiene la gestión documental?
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
¿Qué norma menciona los ocho 8 procesos de la gestión documental que hacen parte del Programa de gestión documental?
El Programa de Gestión Documental - PGD del Ministerio de Educación Nacional está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información y el Decreto 1080 de 2015, Libro II Parte VIII Título II Capítulo V – Gestión de documentos.
¿Cuáles son los procesos de la gestión documental?
Los procesos de gestión documental (también llamados document management system, por sus siglas en inglés DMS) son aquellos que emplean un conjunto de operaciones y técnicas para administrar el flujo de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio de una empresa.
¿Cuál es el paso más importante de la gestión documental?
La etapa de valoración del proceso de gestión de documentos es importante porque establece el valor de un documento. Esta información se utiliza para tomar decisiones sobre la conservación a largo plazo de los documentos.
¿Cuántas y cuáles son las actividades del programa de gestión documental?
Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?
¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?
- Revisa todos los documentos y tira los que no necesites.
- Crea un sistema para archivar documentos.
- Las subcarpetas serán la clave.
- Diferentes archivadores dependiendo de la importancia.
- Colocar etiquetas en los archivadores.
- Coloca los archivadores en una estantería.
¿Cuáles son las etapas o fases del archivo?
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
- Planeación:
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cuáles son las 3 fases del archivo?
En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.
¿Cómo se debe archivar correctamente?
8 consejos para organizar documentos
- Revisa todos los documentos y tira los que no necesites.
- Crea un sistema para archivar documentos.
- Las subcarpetas serán la clave.
- Diferentes archivadores dependiendo de la importancia.
- Colocar etiquetas en los archivadores.
- Coloca los archivadores en una estantería.
¿Qué es el programa de gestión documental AGN?
Este es un instrumento de planeación el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos del Archivo General de la Nación. Fue aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño el día 11 de agosto de 2021.
¿Cómo se debe organizar un archivo?
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
- Archivar sobre la marcha.
- Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
- Usar separadores.
- Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
- Sujetar los papeles con grapas.
- Unir las copias de las respuestas.
¿Qué es la gestión documental ejemplos?
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico.
¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?
Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:
- Un sistema alfabético. Se utiliza el nombre de una persona (palabra ordenatriz) para la ordenación.
- Un sistema numérico.
- Un sistema cronológico.
- Un sistema geográfico.
- Un sistema temático.
- Un sistema alfanumérico.
¿Cuáles son las técnicas de archivo?
Sistemas de archivo
- Archivo alfabético.
- Archivo Geográfico.
- Archivo por asuntos.
- Archivo cronológico.
- Sistemas indirectos de archivo.
- Archivo numérico.
¿Quién debe elaborar un programa de gestión documental?
El diseño e implementación del Programa de Gestión Documental requiere del liderazgo del área de archivo o quien haga sus veces y la participación integral de todas las áreas de la entidad (alta dirección, área de planeación, oficina de control interno, oficina de gestión de calidad, área de talento humano, área de ...
¿Cómo se clasifica la gestion documental?
la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
¿Cómo se puede llevar un control de documentos?
A continuación, te presentamos 8 consejos para mejorar la gestión documental:
- Digitalizar documentos en papel.
- Centralizar el contenido corporativo.
- Clasificar los documentos.
- Hacer buen uso de los Metadatos.
- Optimizar el tiempo con Modelos de documento.
- Establecer autorizaciones de acceso.
- Incentivar la colaboración.
¿Cuántas fases tiene el ciclo vital del documento?
Hay cuatro etapas principales del ciclo de vida del documento, que incluyen la creación de documentos, el almacenamiento de documentos, el intercambio y la entrega de documentos, y el archivo o destrucción de documentos.
¿Cuál es el ciclo vital de los documentos?
El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
¿Cómo se llama el proceso de archivo?
Organización de documentos: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
¿Cuántos y cuáles son los tipos de archivo?
Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.
¿Qué es un archivo y cuántos tipos hay?
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
¿Cuántas y cuáles son las partes de un archivo?
Normalmente los archivos están formados por un nombre, un punto y una extensión (p.e. PROGRAMA. EXE). El nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y la extensión para atribuirle unas propiedades concretas.
¿Qué documentos no se deben archivar?
No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.
¿Cómo se llama para guardar documentos?
Archivadores y carpetas
Carpetas de anillas, colgantes, canguro, de gomas, cajas transferencia y subcarpetas.
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