¿Cuáles son los 9 instrumentos archivísticos?

Conozca los principales instrumentos archivísticos

Tipos de instrumentos archivísticos

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demásplanes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

Tabla de retención documental (TRD)

La archivística y sus principios básicos: orden original, principio de procedencia e integridad.

8 consejos para organizar documentos

La ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” emitida por el Archivo General de la Nación ofrece una serie de lineamientos para el mejoramiento de los procesos de gestión documental, entre ellas se destaca la importancia del desarrollo de instrumentos ...

Formato Único de Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega ...

Los Bancos Terminológicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron concebidos como una herramienta de estandarización para la armonización terminológica de las series y subseries documentales que se ven reflejadas en el Cuadro de Clasificación Documental de las entidades.

La adhesión es el proceso de transferir la custodia física y legal de registros permanentes de las agencias federales a la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) . Los registros que han sido evaluados como permanentes tienen un gran valor para la nación y el interés público.

El primero, que generalmente se conoce como principio de procedencia, es que los archivos deben conservarse según su fuente . La segunda es que los archivos deben conservarse en el orden que se les impuso originalmente.

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

Procesos Archivísticos, establece que la gestión de los documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización y la recuperación y disposición final de los documentos.

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción.

Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

Orden original simplemente significa mantener las cosas en el orden en que las guardó la persona o institución cuyo archivo las guardó originalmente. Esto es importante porque es posible que ciertos registros se hayan mantenido juntos por algún motivo, incluso si no le resulta inmediatamente obvio cuál fue ese motivo.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

Toda documentación originada en las operaciones contables deberá conservarse por un periodo de al menos diez años.

Tips para archivar tus documentos

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Doctrinalmente se ha llamado Legislación Archivística, a las disposiciones jurídicas que se emiten en un país determinado para regular y establecer los procedimientos generales de la gestión documental y proteger su patrimonio documental.

La unidad de registros más común se llama "serie". Una serie de registros se acumularon y utilizaron juntos para un propósito específico, durante un período de tiempo distinto, y los registros de una serie generalmente se organizan en un orden particular.

Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.

Por parte de la unidad remitente, ya sea el organismo productor o un archivo dentro del sistema, se deben revisar los documentos que se van a transferir.

Para ello se definen dos tipos de transferencias documentales, la primaria corresponde al envío de la documentación al Archivo Central y la secundaria es el envío de la documentación al Archivo General de la Nación.

Serie documental (unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo sujeto productor. Por ejemplo: historia laboral o contratos). Subserie documental (unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma separada por sus características específicas).

Serie documental que evidencia el trámite de ingreso de bienes documentales por donación y el proceso de valoración de los documentos que conforman el patrimonio documental del Archivo General de la Nación.