Se precisaron los elementos de descripción para la descripción archivística y se fueron acotando y regulando los procesos de cada una de las funciones archivísticas reconocidas: identificación, clasificación, valoración, descripción, acceso, difusión y servicio.
¿Cuáles son los principales elementos que conforman un sistema de gestión documental eficiente?
creación, captura, clasificación e indexación, control del acceso, almacenamiento, uso y reutilización, migración y conversión, disposición.
¿Cuáles son las 3 fases del archivo?
En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.
¿Cuáles son los elementos más importantes de un documento?
ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN LA VERACIDAD DE UN DOCUMENTO
- El tipo de papel.
- La escritura.
- Los sellos.
- El papel sellado.
- La marca de agua.
- Las firmas.
¿Qué instrumentos se utilizan para archivar documentos?
Tipos de instrumentos archivísticos
- Cuadro de clasificación documental (CCD)
- Tabla de Retención Documental (TRD)
- Programa de gestión documental (PGD)
- Plan institucional de archivos (PINAR)
- Formato único de inventario documental (FUID)
¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
¿Cuáles son los 7 elementos de la organización?
En un plan estratégico se definen 7 elementos: Misión, Visión, Valores, Objetivos, Metas, Medidores de Impacto y Análisis de Riesgos. La misión define la razón de existir de un negocio: qué hace la organización, qué soluciones ofrece y cuál es su público objetivo.
¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestión documental?
8 pasos de la gestión documental:
- Planeación.
- Producción.
- Trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
- Preservación.
- Valoración.
¿Qué elementos hacen parte de la gestión por procesos?
Para determinar si una actividad es un proceso tiene que cumplir con los siguientes aspectos:
- La actividad debe tener una misión o propósito claro.
- Contiene entradas y salidas.
- Se pueden identificar los clientes, proveedores y el producto final.
- Debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.
¿Cómo se clasifican los documentos de archivo?
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican:
- por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
- por series, dentro de los fondos.
- por expedientes, dentro de las series.
- por documentos sueltos.
¿Cuántos y cuáles son los tipos de archivo?
Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.
¿Cómo es el orden de un archivo?
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
¿Qué es un archivo y cuáles son las características de sus estructuras?
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.
¿Cuáles son los tipos de documentos que existen?
¿Qué tipos de documentos existen?
- Formato. Implica la forma en la que se presenta un contenido:
- Utilidad. En cuanto al uso que propuesto, existen documentos:
- Informes. Los informes cuentan con abundantes datos sobre el funcionamiento de un negocio.
- Planes.
- Contratos y acuerdos.
- Políticas.
- Documentos financieros.
¿Cuáles son las partes de un documento administrativo?
Los documentos administrativos deben incluir varias partes, que suelen estar situadas en el mismo lugar. El “encabezamiento” está en la parte superior del documento; el “texto”, en el centro; y el “término”, en la parte inferior.
¿Cuáles son los 9 instrumentos Archivisticos?
Conozca los principales instrumentos archivísticos
- Cuadro de Clasificación Documental - CCD. Tablas de Retención Documental - TRD.
- Programa de Gestión Documental - PGD. Plan Institucional de Archivos - PINAR.
- Formato Único de Inventario Documental - FUID. Tablas de Control de Acceso - TCA.
¿Cuántos instrumentos Archivisticos hay?
¿Cuántos instrumentos archivísticos existen?
- Cuadro de clasificación documental (CCD)
- Tabla de Retención Documental (TRD)
- Programa de gestión documental (PGD)
- Plan institucional de archivos (PINAR)
- Formato único de inventario documental (FUID)
¿Qué instrumento archivístico es fundamental en la organización de archivos de gestión?
Tabla de retención documental (TRD)
¿Qué son las normas Archivisticas?
La Norma Internacional General de Descripción Archivística (General International Standard Archival Description) es una guía general para la elaboración de descripciones de fondo de archivo.
¿Qué es una hoja de control de archivo?
¿Qué es? Instrumento que consigna la información básica de cada tipo de expediente documental.
¿Cuánto tiempo dura un documento en el archivo de gestión?
En esta etapa, el documento tiene valor primario como instrumento de gestión, es decir, valor administrativo-jurídico y valor informativo. El periodo de permanencia que tienen este tipo de documentos es entre los 10 y los 15 años.
¿Cuáles son los 4 elementos de la organización?
Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que se encuentran:
- Un grupo de personas que interactúan entre sí.
- Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada con el fin de alcanzar algún objetivo.
- Objetivos y metas.
- Recursos o materiales.
¿Cuáles son los 5 elementos de la organización?
Las cinco partes básicas de la organización
- Grupo estratégico. Supervisa el sistema completo y se encarga de que la compañía cumpla sus principales objetivos.
- Línea media.
- Tecnoestructura.
- Núcleo de operaciones.
- Personal de apoyo.
¿Cuáles son los 9 elementos de una organización?
Estos elementos son: la estructura organizacional, la estrategia, los sistemas, la visión y valores, las habilidades o capacidades, el personal o recurso humano, y el estilo o forma de toma de decisiones, de liderazgo y de realización de actividades.
¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?
¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?
- Revisa todos los documentos y tira los que no necesites.
- Crea un sistema para archivar documentos.
- Las subcarpetas serán la clave.
- Diferentes archivadores dependiendo de la importancia.
- Colocar etiquetas en los archivadores.
- Coloca los archivadores en una estantería.
¿Cuántas fases tiene el proceso de gestión de archivo?
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
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- Pon en los primeros puestos de la lista dos objetivos importantes que necesites cumplir hoy.
- Empieza con cosas fáciles.
- Divide las tareas.
- Mantén el enfoque.
- Incluye toda la información posible.