Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común:
- Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación.
- Extensión.
- Tamaño.
- Descripción.
- Ubicación.
- Formato.
¿Cuáles son los elementos de los archivos?
Componentes intelectuales: los siete elementos que conforman un documento de archivo: actos, personas, vínculo archivístico, contextos, contenido, medio y forma.
¿Qué es un documento de archivo y cuáles son sus elementos?
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.
¿Qué elementos son necesarios para la organización de archivos?
Elementos necesarios para la organización de archivos
- - Sello en seco o en relieve: Pieza metálica compuesta por grabados.
- - Gancho legajador: Objeto utilizado para fijar papeles en un folder o carpeta.
- - Almohadilla: Material absorbente, se utiliza como huellero.
¿Qué es un archivo y ejemplos?
Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos, fotos, descargas de internet o un documento de texto u hoja de cálculo, se conoce bajo el nombre de Archivo. Aquél que no necesita ningún programa para que lo puedas abrir.
¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?
Son únicos y originales y su valor testimonial hace que deban ser conservados a largo plazo. La importancia de estos documentos no solo reside en la información que contienen, sino en en que se convierten en instrumento crucial para ayudarnos a tener acceso a decisiones y eventos del pasado.
¿Qué elementos puede contener un archivo PDF?
Formato de archivo PDF
- Cabecera: información sobre la especificación del estándar PDF que se ha seguido, en donde se indica, por ejemplo, la versión.
- Cuerpo: descripción de los elementos usados en las páginas del documento.
- Tabla de referencias cruzadas: información de los elementos usados en las páginas del archivo.
¿Cuáles son las etapas de un archivo?
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
- Planeación:
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cuáles son los diferentes tipos de archivos?
Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.
¿Cuáles son los 7 elementos de la organización?
En un plan estratégico se definen 7 elementos: Misión, Visión, Valores, Objetivos, Metas, Medidores de Impacto y Análisis de Riesgos. La misión define la razón de existir de un negocio: qué hace la organización, qué soluciones ofrece y cuál es su público objetivo.
¿Cuáles son las 3 fases del archivo?
En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.
¿Cuál es la forma correcta de archivar?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
¿Qué es el archivo y su clasificación?
La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos con características comunes, basado en la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos.
¿Cómo se identifican los archivos?
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en expedientes, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.
¿Qué es un archivo en pocas palabras?
Un archivo es un elemento que almacena un conjunto de datos para su posterior uso. Estos elementos no son visibles, a priori, para el usuario, además de que no son útiles por sí solos.
¿Qué diferencia hay entre un documento y un archivo?
Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo que sus elementos deben ser claramente delimitados.
¿Cuáles son las funciones de archivo?
El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos.
¿Qué es un archivo PDF y sus características?
El formato PDF (Portable Document Format, Formato de documento portátil) es un formato de archivo universal que conserva las fuentes, las imágenes y la maquetación de los documentos originales creados en una amplia gama de aplicaciones y plataformas.
¿Cuál es la diferencia entre JPG y PDF?
Los archivos JPEG se usan principalmente para imágenes, mientras que los archivos PDF pueden manejar todo tipo de documentos de texto e imágenes. Debido a que los JPEG comprimen datos de imágenes, sus tamaños de archivo suelen ser relativamente pequeños.
¿Qué tipos de PDF hay?
Los documentos PDF se pueden clasificar en tres tipos diferentes en función de cómo se hayan generado. Además, su creación original define si el contenido del PDF (texto, imágenes, tablas) resulta accesible o si está «bloqueado» como una imagen de la página.
¿Cuáles son los 8 pasos de la gestión documental?
8 pasos de la gestión documental:
- Planeación.
- Producción.
- Trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
- Preservación.
- Valoración.
¿Cómo se llama el proceso de archivo?
Organización de documentos: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
¿Cómo se clasifican los sistemas de archivos?
Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en: Un sistema alfabético. Se utiliza el nombre de una persona (palabra ordenatriz) para la ordenación. Un sistema numérico.
¿Qué es un archivo activo y pasivo?
Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...
¿Cómo es un fichero?
Un fichero o archivo es una colección ordenada de datos que tienen entre sí una relación y que se almacenan de forma permanente en un dispositivo de memoria no volátil.
¿Cuáles son los 4 elementos de la organización?
Toda organización cuenta con componentes básicos o esenciales, entre los que se encuentran:
- Un grupo de personas que interactúan entre sí.
- Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada con el fin de alcanzar algún objetivo.
- Objetivos y metas.
- Recursos o materiales.
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