Como se puede advertir, se alude a tres procesos diferentes: organización, conservación y difusión.
¿Cuáles son procesos archivísticos?
25) sostuvo que los procesos técnicos archivísticos son aquellos procesos que forman parte del quehacer de la función de la archivística en todas sus etapas, desde su creación, hasta su disposición final ya sea la conservación o eliminación.
¿Cuáles son las 3 etapas del archivo?
Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial
- Fase activa.
- Fase semiactiva.
- Fase inactiva.
¿Cuántos procesos tiene la gestión documental?
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestión documental?
8 pasos de la gestión documental:
- Planeación.
- Producción.
- Trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
- Preservación.
- Valoración.
¿Cómo se deben archivar los documentos?
8 consejos para organizar documentos
- Revisa todos los documentos y tira los que no necesites.
- Crea un sistema para archivar documentos.
- Las subcarpetas serán la clave.
- Diferentes archivadores dependiendo de la importancia.
- Colocar etiquetas en los archivadores.
- Coloca los archivadores en una estantería.
¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
¿Cuál es el ciclo documental?
El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
¿Qué es el orden de los archivos?
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
¿Cuántos y cuáles son los tipos de archivo?
Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.
¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?
PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
- Inspeccionar. El proceso de archivar es revisar todos los documentos, en varias ocasiones se detectan papeles que están listos para archivarlos y aún no han terminado su trámite.
- Ordenar.
- Distribuir.
- Archiva propiamente.
- Clasificar.
¿Cuáles son los procesos archivísticos para organizar un archivo de gestión?
Procesos Archivísticos, establece que la gestión de los documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización y la recuperación y disposición final de los documentos.
¿Qué tipos de programas de gestión documental existe?
Mejor software de gestión documental para decirle (¡por fin!) adiós al papel
- Alfresco. Presentación. Funcionalidades.
- Avanbox. Presentación. Funcionalidades.
- Therefore™ (Canon) Presentación. Funcionalidades.
- DocuWare. Presentación. Funcionalidades.
- Dokmee. Presentación.
- Nuxeo. Presentación.
- OnlyOffice. Presentación.
- Open KM. Presentación.
¿Cómo se archiva los documentos por fechas?
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
¿Cómo se rotula una carpeta de archivo?
Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).
¿Cuántos folios debe tener un expediente?
expediente completo deberá foliarse de 1 a n sin importar en cuantas unidades de conservación se encuentre distribuido (carpeta No. 1 de 1 a 200, carpeta No. 2 de 201 a 400, carpeta No. 3 de 401 a 600).
¿Cómo se guarda un documento en una carpeta?
Para guardar un documento en la nueva carpeta, abra el documento, haga clic en Archivo > Guardar como y, a continuación, vaya a la nueva carpeta y haga clic en Guardar.
¿Qué hace un archivador de documentos?
Es un puesto administrativo en el que se realizan funciones tales como: separar y clasificar la documentación que se recibe de diversas fuentes: integrar los expedientes respectivos para su control; revisar la organización y actualización del archivo; proporciona la información que le soliciten y lleva el control de ...
¿Cuánto tiempo de vida tiene un archivo?
Custodia la documentación unos 15 años, aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga. Estos archivos centrales sirven para la recogida, ordenación, clasificación y custodia de la documentación producida por las diferentes unidades administrativas, de los ministerios por ejemplo.
¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo?
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Cuál es el tiempo de vida de un documento?
El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir.
¿Qué es lo más importante de archivo?
Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.
¿Cómo se clasifican los tipos de documentos?
¿Cómo clasificar los documentos?
- Según el alfabeto.
- Según la cronología.
- Según la clasificación de materias.
- Según la jerarquización de importancia.
- Según su productor.
- Según su finalidad.
- Según su funcionalidad.
- Fechas, montos, número de factura y DNI.
¿Cómo se clasifican los documentales?
la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
¿Cuáles son los seis tipos de clasificación de documentos más utilizados?
Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:
- Un sistema alfabético. Se utiliza el nombre de una persona (palabra ordenatriz) para la ordenación.
- Un sistema numérico.
- Un sistema cronológico.
- Un sistema geográfico.
- Un sistema temático.
- Un sistema alfanumérico.
¿Cuáles son los archivos más comunes?
Algunas extensiones comunes de nombres de archivos son:
- doc: Documento en Word o WordPad.
- txt: Archivo de texto en Bloc de notas.
- eml: Archivo de correo electrónico.
- xls: Hoja de cálculo en Excel.
- htm o html: Archivo HTML (página Web).
- ppt: Presentación en PowerPoint.
- mbd: Base de datos en Access.
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