El sistema de archivos de la Administración establece 4 tipos de archivos, que se diferencian entre sí por las funciones específicas que corresponden a cada uno de ellos. Éstos son: archivo de oficina o de gestión, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico.
¿Cuáles son los archivos administrativos?
Es el que se integra por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas administrativas del Consejo.
¿Cuáles son los tipos de archivo que existen?
Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:
- Archivo General.
- Archivo Alfabético.
- Archivo Numérico.
- Archivo Alfanumérico.
¿Cómo se clasifican o cuáles son los tipos de documentos?
En líneas generales, los documentos pueden clasificarse según su:
- Formato. Implica la forma en la que se presenta un contenido:
- Utilidad. En cuanto al uso que propuesto, existen documentos:
- Informes.
- Planes.
- Contratos y acuerdos.
- Políticas.
- Documentos financieros.
¿Que son y cuáles son los documentos administrativos y legales?
Como ejemplos relativos a los documentos legales: las actas de nacimiento, los certificados o las escrituras de una propiedad; y los documentos administrativos, como los contratos, facturas o recibos. Uno de los documentos más comunes es el contrato.
¿Cómo se organizan los archivos?
Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series, subsereis o numeración correlativa.
¿Cómo organizar los archivos?
¿Cómo organizar tus archivos en el ordenador?
- No guardes documentos en el escritorio.
- Ten una carpeta genérica.
- No te vuelvas loco con las carpetas.
- Nombra estratégicamente las carpetas.
- Archiva los elementos inmediatamente.
- Haz un repaso cada semana.
¿Cómo se debe organizar un archivo?
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
- Archivar sobre la marcha.
- Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
- Usar separadores.
- Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
- Sujetar los papeles con grapas.
- Unir las copias de las respuestas.
¿Cuáles son los tres tipos de archivos?
También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos. Cada uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los documentos de acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su ciclo vital.
¿Qué es un archivo y cómo se clasifican?
Un archivo es el conjunto de documentos ordenados (según el criterio de cada empresa) y se puede clasificar y conservar de distintas maneras. Los archivos pueden ser documentos recibidos como creados por la entidad.
¿Cómo se identifica un tipo de archivo?
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en expedientes, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.
¿Cómo se ordena un expediente administrativo?
En general, la ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a arriba, será el más antiguo y el último incorporado el más reciente.
¿Cuáles son los sistemas de ordenación?
Existen diferentes Métodos de Ordenación como son: alfabético, cronológico, geográfico, numérico.
¿Cuáles son los soportes de archivo y registro más utilizados?
Entre los soportes más utilizados encontramos los siguientes: Discos duros (internos y externos). Cintas y discos de copias de seguridad. Unidades USB o pendrives.
¿Cuáles son los documentos oficiales ejemplos?
Cualquiera de los siguientes: Credencial para votar vigente, pasaporte vigente, cédula profesional vigente (no electrónica), credencial del Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores vigente.
¿Qué tipo de documento es el oficio?
El oficio es un documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar una actuación administrativa relacionada con un procedimiento. Es el documento más común dentro de la correspondencia administrativa y, por tanto, esencial en la comunicación escrita interpersonal de la Administración.
¿Qué tipo de documento es el acta?
ACTA. Es un documento con valor oficial que consigna, de manera resumida, los acuerdos, las deliberaciones y otros acontecimientos relevantes que se produjeron en una sesión determinada.
¿Cuál es el archivo pasivo?
Son los documentos que ya no se encuentran activos o en uso en los diversos procesos y que por la información contenida, son objeto de consulta ocasional.
¿Quién organiza todos los archivos y carpetas?
El Explorador es una herramienta indispensable en tu Sistema Operativo, ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el disco duro, la unidad de CD, la unidad de DVD, la memoria USB, etc.
¿Cómo organizar los papeles de la oficina?
5 consejos para organizar la papelería de tu oficina
- Utiliza archivadores de palanca.
- No olvides las bandejas de sobremesa.
- Clasifica los documentos.
- Guarda los documentos de poco uso.
- Crea un tablero original.
¿Dónde se guardan los documentos importantes?
Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.
¿Qué es la ordenación de documentos?
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido. Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera: – Ordenación cronológica: por fecha de inicio.
¿Qué es un archivo físico?
El archivo físico es el lugar, equipo o mueble, donde se almacena todo tipo de documento de manera permanente o temporal, sirve para cuando la empresa o usuario requieran de un documento, acto de fe o tengan una confusión, tener a la mano un papel de respaldo o constancia que amerite el caso.
¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestion documental?
8 pasos de la gestión documental:
- Planeación.
- Producción.
- Trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
- Preservación.
- Valoración.
¿Cuáles son los procesos archivísticos?
Procesos Archivísticos, establece que la gestión de los documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización y la recuperación y disposición final de los documentos.
¿Qué es un archivo activo y pasivo?
Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...
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