¿Cuáles son los tipos de archivos de oficina?

Conoce los tipos de archivadores para oficina que puede incluir en tu espacio:

Pueden ser centralizados, descentralizados o mixtos. Aquí están los activos, semiactivos e inactivos. La clasificación de un archivo dependerá de la necesidad de la empresa, incluso cada organización puede contar con su propia clasificación.

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:

Los tipos de archivo más comunes son:

1 ARCHIVOS DE OFICINA

Aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización o consulta administrativa. También denominados archivos de gestión.

Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...

Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en expedientes, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.

Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos, fotos, descargas de internet o un documento de texto u hoja de cálculo, se conoce bajo el nombre de Archivo. Aquél que no necesita ningún programa para que lo puedas abrir. Aquél que sí requiere de un programa para ser abierto.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento ...

La documentación de archivo se organiza en conjuntos o agrupaciones documen- tales, desde el documento simple, al expediente y la serie documental. fica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

ARCHIVO PASIVO: Son los documentos seleccionados por cada Unidad Administrativa o Dirección, luego de haber realizado las clasificaciones y evaluaciones.

Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles.

Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.

Maneras de ordenar archivos

Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo. Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación, ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más antigua a la más reciente de manera predeterminada.

La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos . (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas.

❖ Los archivos se identifican con un nombre, un punto y una extensión. La ruta y nombre del archivo no puede superar los 260 caracteres. La extensión indica el tipo de archivo, la clase de información que se encuentra almacenada en el mismo. ❖ Las carpetas se identifican solo con un nombre.

Tipos de archivo admitidos

Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común:

En el contexto de la informática son exactamente lo mismo, la diferencia está en que "fichero" aparece comúnmente en textos españoles, mientras que "archivo" es más frecuente en textos latinoamericanos.

Archivo físico vs archivo digital

Bien, la principal diferencia entre ambos tipos de gestión documental y organización de archivos es bastante simple: el formato del documento a archivar o, lo que es lo mismo: formato papel o formato digital.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

caben aproximadamente 2500 hojas tamaño carta, y de 5 a 6 carpetas Lefort dependiendo de qué tan llenos están.

8 pasos de la gestión documental:

Una de las herramientas de uso común del sistema operativo es el administrador de archivos, llamado explorado, el cual es una ventana que permite organizar los documentos guardados en una computadora.

Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).