¿Cuándo se considera un documento original?

Se denomina original el documento donde se consigna por primera vez y de forma definitiva la voluntad del autor y que da fe de esta voluntad. Es, pues, un documento perfecto, con todas las correspondientes marcas de validación y dotado de todas las condiciones de autenticidad.

Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias en papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure su condición de copia y un código generado de manera electrónica (u otro sistema de verificación) para contrastar si la copia es auténtica mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u organismo público emisor.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Las copias auténticas de documentos administrativos expedidos por el mismo órgano que emitió el documento original. Las copias autenticadas de documentos privados y públicos, mediante cotejo con el original y en las que se estampará si procediera la correspondiente diligencia de compulsa.

Documento auténtico se da cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Una copia auténtica resulta tras un proceso de conversión o transformación de un documento de un formato papel a otro digital. Se trata de un instrumento de fehaciencia imprescindible para la desaparición del papel, a través de la digitalización de documentos.

Legalidad: Un documento legal debe cumplir con las leyes y regulaciones aplicables en el país o región donde se utiliza. Además, debe ser elaborado y firmado de acuerdo con las normas y procedimientos legales.

Será el órgano que emitió el documento original, como regla general, el que tenga que expedirlas.

Autenticidad. Entendida como la acreditación de que un documento es lo que pretende ser, sin alteraciones o corrupciones con el paso del tiempo.

Una copia certificada es una copia exacta de un documento que se verifica como una copia fiel e inalterada del original. Por lo general, se presenta en forma de una fotocopia del documento hecha especialmente, aunque en algunos casos se puede utilizar una fotografía.

Si quiere autenticar una copia de un documento público que reposa en el archivo de una notaría, debe solicitarla directamente en la misma notaría donde se expidió el documento original. El notario revisará el archivo y expedirá una copia auténtica del documento, con su sello y firma.

Documento auténtico.. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

Debes acudir con un notario para solicitar una copia certificada de cualquier documento oficial. Es importante que sepas que las copias certificadas tienen la misma validez que los documentos originales.

La respuesta es sencilla: básicamente, la copia autorizada es un documento público, mientras que la copia simple no lo es. La copia autorizada es expedida con la firma del Notario y tiene exactamente el mismo valor que la escritura, hasta tal punto que comúnmente suele confundirse la copia autorizada y la escritura.

La copia simple no tiene el mismo valor que la autorizada, se trata de un documento meramente informativo y no lleva la firma del Notario. Esta copia acompaña a la copia autorizada al presentarla en el Registro de la Propiedad o la Administración Tributaria, pero solas no tienen validez legal.

El documento autenticado se entrega el mismo día y su costo está regido por las tarifas notariales autorizadas por la SNR, para mayor información consúltelas aquí

La legalización demuestra: que el documento ha sido expedido por una instancia oficial; que la firma y el sello del documento son auténticos; que la forma del documento es la correcta.

Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

3. La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original.

El artículo 269 del Código de Procedimiento Civil, sobre documentos sin firma, establece que los instrumentos no firmados ni manuscritos por la parte a quien se oponen tienen valor, si son expresamente aceptados por ella o sus causahabientes.

Valor jurídico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven ante la ley como testimonio.

Otra duda habitual es la de dónde se coloca la firma en un documento, si se firma encima o debajo del nombre y otras cuestiones similares. Pues bien, aunque puede haber opiniones divergentes, la regla general es que la firma se coloca antes que el nombre.

La compulsa de documentos que hayan de surtir efectos en materia de Seguridad Privada, corresponde realizarla a los siguientes órganos: Las Secretarías Generales de las Jefaturas Superiores, Comisarías Provinciales y Locales.

g) Copia sellada: reproducción de un documento, ya sea original o copia que, previo cotejo, acredita su presentación en los registros de los órganos y entidades incluidos en el ámbito de aplicación de este Decreto.

Así entonces, los documentos electrónicos están facultados legislativamente y que en su valor probatorio es eficaz cuando se tienen en cuenta unos criterios como lo son la sana crítica y demás conexos para la libre apreciación de las pruebas por parte de un juez o de la administración pública.

“ El escrito en forma electrónica está admitido como prueba con igual fuerza que el escrito en soporte papel, bajo reserva de que pueda ser debidamente identificada la persona de que emana, y que sea generado y conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad”.