¿Cuándo se justifica elaborar un manual?

4. ¿Cuándo se justifica elaborar un manual?

Para qué sirve un manual de procedimientos

Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada.

El manual de procedimientos sirve para lograr el propósito de establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las normas y las políticas de una organización; y, así, poder mejorar su eficiencia.

Los manuales de procedimiento son una herramienta vital para las organizaciones porque allí se plasman y especifican políticas, aspectos legales, procedimientos y controles para garantizar la realización de las tareas de manera eficaz y segura.

Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Su principal propósito es el de instruir al personal acerca de aspectos como funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos, normas, etc., para lograr una mayor eficacia en el trabajo. Según plantea G. Continolo: Un manual correctamente redactado puede ser valioso instrumento administrativo.

El manual de procedimientos sirve para lograr el propósito de establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las normas y las políticas de una organización; y, así, poder mejorar su eficiencia.

El manual es un medio de familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta organización. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones.

Los manuales administrativos representan una guía práctica para alcanzar la eficiencia administrativa en las organizaciones, puesto que es una herramienta de apoyo para la organización y comunicación, además de contener de manera unificada y clara las políticas, procedimientos, actividades y criterios de desempeño que ...

Prácticas recomendadas para crear un buen manual de usuario

Alcance: Delimita la extensión del sistema y sus características. IV. Procesos: Diagramas de operación de los procesos su descripción y el Plan de Calidad aplicable a cada proceso.

6. Estructura del manual

Casos y consecuencias de no tener un manual de procedimientos. Es fácil comprender que la falta de este documento, en primer lugar, representa una gran limitación a la hora de innovar o proponerse metas como obtener un buen resultado final.

Tipos de Manuales, se clasifican por su contenido: historia, organización, políticas, procedimientos, adiestramiento; y por su función específica: producción,compras, ventas, finanzas, contabilidad, etc.

Ventajas de contar con un Manual de Organización :

Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Por lo tanto, todas las personas que colaboran dentro de una organización, y así lo deseen, pueden elaborar políticas, procedimientos y manuales. Solamente hay que darles una capacitación sobre la elaboración de éstos, definir los procedimientos maestros, los formatos maestros y mostrarles algunos ejemplos.

Los manuales administrativos son documentos que contienen en forma clara y ordenada información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Elementos que integran el manual de organización:

Objetivos de un manual de procedimientos

Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento o de la organización toda. Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa u organización.

(1968) nos define al manual así: “Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.

Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices. Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

A saber existen dos tipos de manual de procedimiento los cuales son: manual de Procedimiento Administrativos y el contable.

Según Ramos (2011) la falta de un manual administrativo ocasiona que exista deficiencia en la prestación de los servicios brindados por una organización tanto al cliente interno como externo, lo cual provoca que exista poco control interno y por tanto la calidad percibida en el producto final se vea mermada por este ...

¿Cómo crear un manual de procedimientos en 5 pasos?

La información documentada que se utiliza en el Sistema de Gestión de Calidad se estructura y define de la siguiente manera: Manual de Gestión de Calidad: Documento donde se definen las funciones, responsabilidades, política, objetivos y compromisos para la Gestión de Calidad.

ALCANCE: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede incluir las áreas, servicios y/o procesos que cubre.