¿Cuándo se justifica la necesidad de elaborar un manual de procedimiento?

¿Cuándo se justifica elaborar un manual?

Casos y consecuencias de no tener un manual de procedimientos. Es fácil comprender que la falta de este documento, en primer lugar, representa una gran limitación a la hora de innovar o proponerse metas como obtener un buen resultado final.

Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada.

Alcance: Establece los límites que tendrá el proceso. Estos se determinan a través de la identificación de los eventos de inicio y fin, así como de las etapas que incluye. Participantes: Los participantes son las personas, sistemas u otros procesos o procedimientos que realizan las actividades.

El responsable de la edición, revisión y actualización de éste, generalmente es el director, gerente o responsable de cada área emisora. En el sector público y en empresas grandes es común que haya un manual de políticas (denominado a veces manual de organización) y un manual de procedimientos.

Un manual de procedimientos es un documento guía que versa sobre normativas y pautas de cómo se deben realizar determinados procesos dentro de una empresa. De esta forma, las organizaciones pueden determinar las reglas de las operaciones, estrategias y flujos de trabajo con el objetivo de obtener resultados óptimos.

Prácticas recomendadas para crear un buen manual de usuario

Facilitar la identificación y el buen funcionamiento de los procesos principales y secundarios existentes en la empresa. Lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo.

La optimización de los procesos empresariales es esencial para mantener una empresa ágil, competitiva y rentable en el mercado actual. Un proceso ineficiente puede generar pérdidas de tiempo, recursos y dinero, lo que afecta negativamente la productividad y la satisfacción de los empleados.

Objetivos de los manuales de procedimientos

Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal. Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo, departamento o de la organización toda. Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores de la empresa u organización.

Entre los documentos que te recomendamos tener redactados para tu Pyme están:

El manual de procedimientos sirve para lograr el propósito de establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las normas y las políticas de una organización; y, así, poder mejorar su eficiencia.

Un objetivo es el fin que se pretende alcanzar y hacia la que se dirigen los esfuerzos y recursos. La definición de objetivos debe ser realizada en distintos niveles organizativos y su duración debe ser limitada.

Se trata de un documento en el cual se describen ciertas actividades, importantes, críticas o todas aquellas actividades que considera necesarias una organización. Este manual representa la documentación de uno o varios procesos en una empresa.

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

Un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen que realizarse todas igualmente, para obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias (por ejemplo, procedimiento de emergencia).

La importancia del manual de funciones es que expresa, de manera explícita y funcional, información e indicaciones sobre las actividades, tareas, asignaciones y procesos que se realizan dentro de una empresa que se ejecutan en el trabajo.

¿Qué debe llevar un manual de servicio al cliente?

Introducción: Explicación sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones.

Explicación: El Autor Guillermo Gómez Ceja define al Manual de Procedimientos como el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o de dos o más de ellas.

Más en concreto, un Manual de Operaciones debería incluir:

Elementos que integran el manual de organización:

En ese sentido, el instrumento de gestión denominado “Manual de Organización y Funciones (MOF)”, ya no corresponderá su elaboración y será́ reemplazado por el Manual de Perfil de Puestos.

Primero definir que el MOF es el Manual de Organización y Funciones, y el ROF es el Reglamento de Organización y funciones.