¿Cuándo se usa un manual de procedimientos?

El manual de procedimientos sirve para lograr el propósito de establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las normas y las políticas de una organización; y, así, poder mejorar su eficiencia.

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

Un manual es un libro o folleto en el cual se recopilan los aspectos básicos y esenciales de una actividad de la organización. Nos permiten comprender el funcionamiento de algo o acceder de manera ordenada y concisa, al conocimiento algún tema o materia.

No tener un manual de procedimiento puede ocasionar altos costos, producto de los errores de gestión. Gracias a este documento se puede llevar una descripción detallada de las actividades y operaciones ejecutadas por la empresa.

Alcance: Establece los límites que tendrá el proceso. Estos se determinan a través de la identificación de los eventos de inicio y fin, así como de las etapas que incluye. Participantes: Los participantes son las personas, sistemas u otros procesos o procedimientos que realizan las actividades.

Cuál es la importancia de un manual de procedimientos

El objetivo principal de estos manuales es establecer de manera clara y comprensiva para todos los miembros de una plantilla de trabajo los pasos a seguir, procedimientos a cumplir y resultados a obtener cuando realizan una actividad dentro de la organización.

El Manual de funciones y procedimientos es un documento que orienta a los miembros de las organizaciones en la ejecución de su trabajo y son instrumentos que facilitan la evaluación de la gestión al interior de la entidad por parte de los organismos de control.

Tipos de Manuales, se clasifican por su contenido: historia, organización, políticas, procedimientos, adiestramiento; y por su función específica: producción,compras, ventas, finanzas, contabilidad, etc.

Las características principales que debe llevar son:

Un manual de operación y mantenimiento es un documento integral que brinda todos los detalles necesarios sobre una planta física, así como también sobre equipos individuales para ayudar al personal de mantenimiento a mantener todo funcionando sin problemas.

El responsable de la edición, revisión y actualización de éste, generalmente es el director, gerente o responsable de cada área emisora. En el sector público y en empresas grandes es común que haya un manual de políticas (denominado a veces manual de organización) y un manual de procedimientos.

¿Cuándo se justifica elaborar un manual? Cuando hay una exigencia de los clientes. Cuando las pérdidas, el estrés de la gente, el desperdicio de la organización, los conflictos interdepartamentales y las quejas de los clientes son el pan de cada día.

Los manuales de procedimiento son una herramienta vital para las organizaciones porque allí se plasman y especifican políticas, aspectos legales, procedimientos y controles para garantizar la realización de las tareas de manera eficaz y segura.

Se enlista cada uno de los procedimientos, relacionando sus elementos: procedimiento, objetivo, normas de operación, alcance, descripción del procedimiento, análisis, diagrama de flujo, formas, instructivo para su llenado y glosario.

Los manuales de operaciones tienen como fin orientar a los empleados en el funcionamiento de la empresa y sus funciones. Todo manual debe ser diseñado siguiendo una serie de aspectos.

Prácticas recomendadas para crear un buen manual de usuario

Un manual documenta la “tecnología” que se utiliza dentro de un área o proceso. En un manual se deben contestar las preguntas acerca de: Lo que se hace (políticas) y cómo se hace un trabajo (procedimientos) en un área o proceso. Cómo se dirige, administra u opera el área o proceso.

d) Diferencia entre manual de procedimientos, manual de organización y lineamientos: El manual de organización como su nombre lo indica tiende a crearse para detallar la estructura organizacional de un área, el manual de procedimientos detalla como su nombre lo indica las instrucciones administrativas a seguir y los ...

Los procesos aclaran, permiten coordinar acciones y mostrar la manera cómo se logra producir de manera controlada un producto o servicio. En todas las empresas seguimos procesos y estos a su vez se van convirtiendo en conocimiento importante que debemos guardar en algún lugar para evolucionar hacia cosas mejores.

Facilitar la identificación y el buen funcionamiento de los procesos principales y secundarios existentes en la empresa. Lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo.

A saber existen dos tipos de manual de procedimiento los cuales son: manual de Procedimiento Administrativos y el contable.

El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben llevarse a cabo en la realización de las tareas en una unidad administrativa y sirve, además, como medio de comunicación y coordinación para transmitir, de forma ordenada y sistemática, las informaciones de una organización.

El manual de calidad debería incluir la mayoría de los elementos siguientes: título y tabla de contenidos; alcance del Sistema de Gestión de Calidad; exclusiones de la ISO 9001, versionado de la información y aprobación; política de calidad y objetivos; descripción del Sistema de Gestión de Calidad, el modelo de ...

Es el documento que incluye las especificaciones para un correcto uso del elemento o elementos resultantes de la obra (edificio, local, elemento constructivo, urbanización,etc, …), así como las operaciones de mantenimiento y revisiones periódicas necesarias para el adecuada conservación del mismo.

Un manual de mantenimiento está compuesto por los procesos básicos de la administración : Planeación, Organización, Ejecución y Control. Donde en cada una de las etapas se describen los procedimientos y las operaciones necesarias para administrar el proceso de mantenimiento de una forma amplia.

5.2.6 La estructura del manual dependerá de los lineamientos del proyecto, pero normalmente debe constar de los siguientes puntos: portada, índice general, índice de tabla y gráficos, introducción, desarrollo del manual propiamente dicho, glosario de términos, anexos, índice de citas y una bibliografía.