Custodia la documentación unos 15 años, aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga. Estos archivos centrales sirven para la recogida, ordenación, clasificación y custodia de la documentación producida por las diferentes unidades administrativas, de los ministerios por ejemplo.
¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo?
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Cuando un archivo termina su vida util?
Normalmente, los documentos se mantienen en el archivo central durante 15 años aproximadamente, aunque esto variará en función del tamaño del archivo, así como del número de documentos almacenados.
¿Qué documentos se archivan por 6 años?
Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Cuentas anuales firmadas.
- Contratos a largo plazo.
- Copias de seguridad informática de registros contables.
¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?
Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
¿Cuándo se pueden destruir los documentos?
Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.
¿Qué documentos no se pueden archivar?
No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.
¿Qué documentos no se deben archivar?
No se deben archivar en las carpetas documentos duplicados, siempre se guardará la copia que contenga más información (un sello, la firma de recibido etc.), tampoco documentos sin firmar ni documentos borrador, ni en blanco.
¿Cuándo se considera que un archivo es historico?
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
¿Cuál es el ciclo de vida de los documentos de archivo?
Hay cuatro etapas principales del ciclo de vida del documento, que incluyen la creación de documentos, el almacenamiento de documentos, el intercambio y la entrega de documentos, y el archivo o destrucción de documentos.
¿Cuál es el ciclo de vida de un archivo?
El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
¿Cuál es el tiempo de vida de un documento?
El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir.
¿Cuáles son los 10 documentos contables más importantes?
Tipos de documentos contables
- Facturas de pagos y cobros.
- Extractos bancarios.
- Notas de envío y cartas comerciales.
- Comprobantes postales.
- Tickets de restauración.
- Declaraciones de impuestos.
- Recibos.
¿Cómo se determina el tiempo de vida de un documento?
Los documentos, sin importar su tipo o formato, tienen una vigencia temporal. Ese tiempo se determina por medio del uso de instrumentos archivísticos que facilitan los procesos propios de la gestión documental y que establecen el ciclo de vida de la información desde su registro hasta su disposición final.
¿Qué hace valioso un documento para ser conservado?
Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas. Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
¿Cuántos años se debe conservar los documentos comerciales?
Administrativa / Comercial: En términos generales, toda la documentación de índole administrativa/comercial, debe conservarse por un plazo de DIEZ (10) años, según los términos del art. 328 del Código Civil y Comercial.
¿Qué documentos deben estar en la carpeta de un trabajador?
Documentación personal del empleado (CURP, acta de nacimiento, identificación oficial, datos de contacto actualizados). Curriculum vitae. Constancias educativas (títulos, diplomas, cursos del ámbito académico). Contrato de relación laboral (firmado y actualizado).
¿Cuánto tiempo se guardan los documentos de seguridad y salud en el trabajo?
El plazo de conservación es de 5 años para los documentos laborales y constancias de pago. En el caso de documentos relacionados con seguridad y salud en el trabajo la obligación puede extenderse hasta los 20 años.
¿Cómo deshacerse de papeles importantes sin trituradora?
Destruir papel con agua
La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.
La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.
¿Qué documentos se pueden destruir?
10 tipos de documentos confidenciales que debes destruir
- Documentos de entidades financieras.
- Estados de cuenta de tarjeta de crédito.
- Nóminas o recibos del cobro de sueldos.
- Correo no deseado.
- Antiguas declaraciones de impuestos.
- Información médica desactualizada.
- Registros de seguros.
¿Cuando un documento se vuelve legal?
Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.
¿Cómo se conservan los documentos antiguos?
Si los documentos están deteriorados o son muy antiguos, se deben guardar en carpetas, cajas, o cuadernillos de papel o cartulina, libres de ácido, que son fáciles de confeccionar. Hay que preferir cajas cuyos lados y cubierta se abran, para evitar sacar tirando del documento o libro, con riesgo de deteriorarlo más.
¿Cómo archivar facturas y recibos?
Pasos para archivar facturas
- Busca y recolecta recibos y facturas.
- Ordénalos por fecha.
- Guárdalos en un archivador o carpeta.
- Organízalos por categorías.
- Mantén al día las facturas.
¿Quién tiene la responsabilidad de un archivo?
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ARTÍCULO 12. Responsabilidad.
¿Cuáles son los pasos para archivar un documento?
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
- Planeación:
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Qué quiere decir que un expediente está archivado?
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
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¿Qué acciones puedo tomar para hacer valer a los demás?
A continuación, enlistamos 10 acciones para ayudar a los demás:- Apoyo emocional.
- Mira a tu alrededor.
- En casa siempre hay acciones para ayudar a los demás.
- Tu sonrisa es siempre una gran ayuda para otros.
- Corresponde.
- Felicita o reconoce lo bueno de cada persona.
- Sé amable con todos.
- Sé generoso.