¿Cuánto es el tiempo para archivar documentos?

Podemos decir entonces que, con carácter general, la documentación contable, fiscal, laboral o mercantil debe guardarse, al menos, 6 años.

Teniendo en cuenta lo que señala los artículos anteriores, las organizaciones deben conservar al menos 10 años todos los documentos y papeles comerciales. Es importante que tanto el archivo físico como el digital, cuente con una estructura que permita una consulta sencilla y efectiva.

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

Este periodo es, generalmente, de 2 años, de acuerdo con el CADIDO.

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

¿Por cuánto tiempo deben conservarse los recibos de sueldos y el Libro de sueldos y jornales, ya sea, para una persona humana o jurídica? La documentación laboral se tiene que conservar por diez años mínimo, igual es importante conservarla por más tiempo, por lo menos 15 años.

Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

– Los contratos y documentos laborales deben conservarse un mínimo de tres años, según el RDL 5/2000 de 4 de agosto.

Recibos de servicios domésticos

Por otro lado, en caso de reclamación por desacuerdo con un determinado pago o servicio, guardaremos el recibo en litigio durante todo el plazo hasta que no haya una resolución. Adicionalmente, las organizaciones de consumidores recomiendan guardar los recibos durante doce meses.

Los documentos que integran un expediente se guardan en fólderes o carpetas, a los cuales se les anota, en la pestaña, el nombre del asunto o título del documento, a fin de que sean de fácil localización.

Es conveniente dejar los documentos y registros del SG-SST en el archivo de gestión por un término de 1 a 2 años y el tiempo restante para completar los 20 años en el archivo central.

Si los documentos están deteriorados o son muy antiguos, se deben guardar en carpetas, cajas, o cuadernillos de papel o cartulina, libres de ácido, que son fáciles de confeccionar. Hay que preferir cajas cuyos lados y cubierta se abran, para evitar sacar tirando del documento o libro, con riesgo de deteriorarlo más.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

8 consejos para organizar documentos

Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo

Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.

10 tipos de documentos confidenciales que debes destruir

Destruir papel con agua

La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.

Plazos en los que prescriben las facturas impagadas

Facturas entre empresas y autónomos: 5 años (3 años en el caso de Cataluña). Facturas dirigidas a particulares: 3 años. Facturas dirigidas a administraciones públicas: 4 años.

Documentos laborales: es recomendable guardar siempre todos los contratos laborales, pero respecto a las nóminas es suficiente con almacenar las 12 últimas.

1. Encontrar: Parece fácil, pero lo primero que hay que hacer es preguntar a la persona que cuidas dónde guarda los papeles importantes.

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.