¿Cuánto tiempo debe durar un documento en el archivo Central?

Fase semiactiva: archivo central Este archivo suele nutrirse de la documentación aportada por los archivos de oficina. Custodia la documentación unos 15 años, aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga.

Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por sus productores durante un período mínimo de 2 años. En el caso de documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 años preceptivos.

De conformidad con los plazos a que refiere el CADIDO, el plazo de conservación es la suma del tiempo en que deben resguardarse los documentos en el archivo de trámite y, después, en el archivo de concentración.

El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir.

El Archivo Central es la unidad administrativa o espacio de la entidad en el cual se reciben las transferencias primarias, es decir el espacio donde se reciben y administran los archivos que cumplieron su tiempo de permanencia en archivo de gestión y que fueron trasladados al Archivo Central por mantener aún uno o ...

El Archivo Central del Ministerio tiene como misión fundamental la custodia y tratamiento de la documentación producida por los diferentes órganos y unidades del Departamento en el desarrollo de sus funciones y competencias.

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Administrativa / Comercial: En términos generales, toda la documentación de índole administrativa/comercial, debe conservarse por un plazo de DIEZ (10) años, según los términos del art. 328 del Código Civil y Comercial.

Documentación fiscal y tributaria.

– Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art.

Los documentos que integran un expediente se guardan en fólderes o carpetas, a los cuales se les anota, en la pestaña, el nombre del asunto o título del documento, a fin de que sean de fácil localización.

Pero entonces… ¿Qué documentos caducan?

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

Hay cuatro etapas principales del ciclo de vida del documento, que incluyen la creación de documentos, el almacenamiento de documentos, el intercambio y la entrega de documentos, y el archivo o destrucción de documentos.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

Como ya lo hemos mencionado, la gestión documental tiene su énfasis en la correcta conservación y tratamiento de los documentos, de esta manera, el archivo es el puente, el modo, para poder garantizar dicha acción. Dentro de las funciones principales están: Conservar de manera óptima los documentos a través del tiempo.

Los Archivos Centrales son aquellos que custodian y gestionan la documentación producida o reunida por varias unidades productoras una vez que haya perdido su vigencia administrativa y su consulta sea menos frecuente.

“ARTÍCULO 1. Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

Un archivero o archivólogo o archivista es una persona con titulación de educación superior o educación media dedicada o especializada en la organización y mantenimiento de un archivo, o también en el cultivo de la disciplina de la Archivística. Es un documentalista o gestor de documentos de archivos.

Documentación fiscal y tributaria.

– Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art. 66,67 y 68.

Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.

La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

Se entiende por Archivo Intermedio aquél al que se transfieren los documentos de los diferentes Archivos Centrales cuando su consulta por los centros productores resulta esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico.

Conservación total: Disposición final que se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su ...