¿Cuánto tiempo hay que guardar un expediente administrativo?

Tienes que conservar los documentos administrativos de carácter fiscal durante 10 años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria. Todos estos archivos se corresponden con el modelo del IVA, el IRPF o los impuestos de sociedades.

En general, se recomienda conservar los registros durante un período mínimo de tiempo después de la terminación del empleo, que suele ser de varios años. En México, según la Ley Federal del Trabajo y la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el periodo de tiempo es de 5 años.

Los documentos que integran un expediente se guardan en fólderes o carpetas, a los cuales se les anota, en la pestaña, el nombre del asunto o título del documento, a fin de que sean de fácil localización.

Según este precepto, una vez acordada la información pública, cualquier persona puede examinar el expediente y tiene derecho a presentar alegaciones, y, en consecuencia, tiene derecho a obtener copias de los documentos que obren en el expediente.

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

Aunque cada documentación tiene un plazo legalmente establecido, los expertos aconsejan guardar todos los documentos durante una década.

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

¿QUÉ HACER CUANDO TU EXPEDIENTE ESTÁ ARCHIVADO? En el supuesto de que tu expediente de nacionalidad esté archivado, puedes interponer un recurso de reposición, justificando que has aportado la documentación o bien aportándola de nuevo.

Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.

Es decir, el expediente administrativo estará conformado por todos los documentos, pruebas, acuerdos, notificaciones, decretos, requerimientos y diligencias que hayan tenido lugar a lo largo del procedimiento administrativo. En definitiva, el expediente administrativo resulta ser la “materialización del procedimiento”.

El acceso al expediente administrativo para tomar vista de las actuaciones puede ser realizado por quien es parte o se encuentre legitimado en el procedimien to administrativo, sus representantes, el letrado patrocinante y por el interesado.

Sencilla y llanamente, porque lo que ocurrirá si la Administración Pública no dicta la resolución expresa en el plazo legalmente previsto, es que se producirá la caducidad del procedimiento, conllevando en consecuencia, el archivo de las actuaciones.

10 tipos de documentos confidenciales que debes destruir

Destruir papel con agua

La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.

Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

Los documentos académicos, como títulos universitarios, certificados académicos, expedientes…. no tienen caducidad.

Es conveniente dejar los documentos y registros del SG-SST en el archivo de gestión por un término de 1 a 2 años y el tiempo restante para completar los 20 años en el archivo central.

Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

Escrituras de propiedad: al poseer una casa, una oficina o cualquier otro inmueble, hay que guardar el documento acreditativo durante todo el tiempo en el que se mantenga la posesión.

Al igual que con las nóminas y seguros sociales, se deben guardar los registro diarios durante al menos 4 años.

Bancos. El resumen mensual de la tarjeta de crédito debe guardarse durante tres años desde el vencimiento de la cuota que allí informa; los pagarás deben conservarse durante tres años desde la fecha de su vencimiento y, en el caso de los cheques, por un año.