¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto?

A continuación se muestran los plazos de tiempo para la conservación de documentos dentro de las empresas, la cual describiremos brevemente (fuente dof.gob.mx ) : Documentos generales de empresa: 5 años. Documentos contables: 5 años. Documentos labores: 5 años.

Un archivo muerto es aquellas mini bodegas en renta de archivos o de documentos empresariales que ya no cuentan con un valor activo en las operaciones de la empresa o institución, pero requieren de un procedimiento para archivo muerto.

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

Guarda siempre los documentos importantes, en un área fresca, seca y oscura. Aunque pueda parecer exagerado, es importante tener en cuenta que los documentos pueden ser sensibles tanto a la luz solar como a una luz artificial muy intensa.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

Documentación fiscal y tributaria.

– Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art. 66,67 y 68.

La forma más eficaz de eliminar la información contenida en sus documentos es por medio de su trituración en partículas imposibles de leer, de modo que, esta pueda ser enviada a reciclaje con toda confianza. Al final esto se ve reflejado en su empresa, al evitar posibles riesgos de fuga de información.

Un archivo muerto representa aquello que, en sí, no tiene un uso fundamental dentro de la empresa; sin embargo, aún se encuentra dentro del sistema organizativo, lo que puede representar una carga dentro de la administración general.

SEGUNDA EDAD: Los documentos o el expediente referente a un asunto deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor seundario.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Entre los ejemplos de los documentos valiosos que se usan con frecuencia se incluyen la licencia de conducir, las tarjetas de crédito, la tarjeta del seguro médico, los registros de las cuentas bancarias, el documento de identidad y la documentación especial de salud, como la que indica alergias, condiciones de ...

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea. Preservación: Largo plazo.

Estado de cuenta y vouchers: Se recomien- da conservar estos documentos al menos 90 días naturales, contados a partir de la fecha de corte, o en su caso, de la realiza- ción de la operación o servicio. Este es el tiempo que tienes marcado para poder presentar una solicitud de aclaración con tu institución bancaria.

Cómo archivar documentos en una empresa

Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.

1. Encontrar: Parece fácil, pero lo primero que hay que hacer es preguntar a la persona que cuidas dónde guarda los papeles importantes.

Al igual que con las nóminas y seguros sociales, se deben guardar los registro diarios durante al menos 4 años.

Lo cierto es que debemos guardar todos los recibos relacionados con la actividad profesional para poder deducírnoslos y por si acaso a Hacienda se le ocurre venir a pedírnoslos. Aquí, igual que ocurre con las facturas ordinarias, los tickets o facturas simplificadas hay que guardarlos como mínimo 6 años.

Plazos en los que prescriben las facturas impagadas

Facturas entre empresas y autónomos: 5 años (3 años en el caso de Cataluña). Facturas dirigidas a particulares: 3 años. Facturas dirigidas a administraciones públicas: 4 años.

El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Documento Vital: Son los documentos necesarios para la continuidad de tareas y funciones durante y después de un desastre, son los documentos que un organismo debe tener para tener una o más de las siguientes funciones vitales: documentar las responsabilidades, derechos y autoridades reanudar o mantener las funciones ...