¿Cuánto tiempo se guardan los documentos de seguridad y salud en el trabajo?

El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

Es conveniente dejar los documentos y registros del SG-SST en el archivo de gestión por un término de 1 a 2 años y el tiempo restante para completar los 20 años en el archivo central.

Se debe contar con unos documentos que la norma nos requiere conservar por 20 años y son:

En México, según la Ley Federal del Trabajo y la Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el periodo de tiempo es de 5 años.

El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida.

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Documentación personal del empleado (CURP, acta de nacimiento, identificación oficial, datos de contacto actualizados). Curriculum vitae. Constancias educativas (títulos, diplomas, cursos del ámbito académico). Contrato de relación laboral (firmado y actualizado).

En materia de prevención del blanqueo de capitales, el artículo 25 de la Ley 10/2010, nos indica que los sujetos obligados conservarán durante un período de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo tras el mismo a su eliminación.

Conservar los documentos es necesario como medida preventiva adoptada para asegurar la integridad física y funcional de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según el Decreto 1072.

Al igual que con las nóminas y seguros sociales, se deben guardar los registro diarios durante al menos 4 años.

21 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, considera infracción leve del empresario la falta de conservación durante cuatro años de documentos como nóminas, contratos de trabajo, o registros de jornada.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Respuesta: En primera medida el artículo 2.2.4.6.4 del Decreto 1072 de 2015 establece que el SG-SST debe ser liderado e implementado por el empleador o contratante, con la participación de los trabajadores y/o contratistas.

SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación.

6 Consejos para conservar documentos

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

La Conservación de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (R. J.

Una carta de constancia de trabajo, también conocida como carta de verificación de empleo , es un documento que confirma el estado de empleabilidad de un trabajador.

Es un documento que tiene como propósito constatar la situación laboral de una persona, y por lo general es solicitada en trámites como solicitud de créditos (automotriz o hipotecario), renta de bienes raíces, solicitud de visas o como complemento a una petición de trabajo.

El libro de visitas completado debes conservarlo durante cinco años (contados a partir de que se produce la última diligencia) ya que ante la visita de la inspección pueden solicitártelo.

Entre esta documentación se encuentran las facturas.

El plazo de conservación es el de prescripción de cuatro años. Como la declaración se presenta al año siguiente, eso nos llevará en muchos casos a más de cinco años.hace 4 días

· Documentos de cotización (TC1/TC2 Recibos de Liquidación de Cotizaciones – a partir de 2015 substituidos por RNT). Obligación conservar la documentación: Mínimo 4 años.

Lo cierto es que debemos guardar todos los recibos relacionados con la actividad profesional para poder deducírnoslos y por si acaso a Hacienda se le ocurre venir a pedírnoslos. Aquí, igual que ocurre con las facturas ordinarias, los tickets o facturas simplificadas hay que guardarlos como mínimo 6 años.