¿Cuántos años hay que guardar las facturas para Hacienda?

Los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165. Uno de la Ley 37/1992).

En principio, la normativa del IVA exige que las facturas se conserven hasta la prescripción del impuesto, que es de cuatro años. Esta obligación afecta a las recibidas, los justificantes contables y las copias de las expedidas.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

Fiscalmente, cualquier autónomo o empresa debe presentar a Hacienda todas las facturas que demuestren sus ingresos recibidos y gastos soportados. Cada una de ellas lleva aparejada sus impuestos correspondientes, como, por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido (IVA).

Esto significa que deberás guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.

Recibos de servicios domésticos

Por otro lado, en caso de reclamación por desacuerdo con un determinado pago o servicio, guardaremos el recibo en litigio durante todo el plazo hasta que no haya una resolución. Adicionalmente, las organizaciones de consumidores recomiendan guardar los recibos durante doce meses.

Plazos en los que prescriben las facturas impagadas

Facturas entre empresas y autónomos: 5 años (3 años en el caso de Cataluña). Facturas dirigidas a particulares: 3 años. Facturas dirigidas a administraciones públicas: 4 años.

Pasos para archivar facturas

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

Escrituras de propiedad: al poseer una casa, una oficina o cualquier otro inmueble, hay que guardar el documento acreditativo durante todo el tiempo en el que se mantenga la posesión.

Una bolsa impermeable y una caja fuerte resistente al fuego protegen más que un archivador o el refrigerador (sí, he tenido clientes que guardaban su testamento en el refrigerador). Si los guardas bajo llave, recuerda que alguien tendrá que tener una copia de la llave o conocer el lugar donde la guardas.

almacenan facturas de muy diversas formas, en algunos casos las emiten mediante equipos informáticos instalados en sus oficinas, en otros mediante talonarios de facturas en papel e incluso en algunos casos terceros (habitualmente asesores fiscales) emiten las facturas en su nombre.

Las sanciones por obligación no declarada: Van desde los 1,400 pesos, hasta los 17,370 pesos. Por cada obligación presentada fuera del plazo, o por incumplir requerimientos pueden tener una multa por no presentar la Declaración Anual que va desde los 1,400 pesos a los 34,730 pesos.

A través del portal oficial del Servicio de Administración Tributaria, SAT, podemos descargar CFDI para tener el control de todos los comprobantes emitidos y recibidos, así como consultar y recuperar facturas de semanas o meses atrás.

Este plazo de cuatro años para revisar la renta también te afecta a ti como contribuyente. En otras palabras, no podrás reclamar nada sobre la renta si lo haces fuera de ese periodo. La gran duda en este punto es a partir de cuándo empiezan a contar los 4 años.

Lo cierto es que debemos guardar todos los recibos relacionados con la actividad profesional para poder deducírnoslos y por si acaso a Hacienda se le ocurre venir a pedírnoslos. Aquí, igual que ocurre con las facturas ordinarias, los tickets o facturas simplificadas hay que guardarlos como mínimo 6 años.

De forma general prescriben a los 15 años (Código Civil art. 1964, “las deudas derivadas de un contrato personal que no tengan señalados términos especiales prescribirán a los 15 años”), si no se especifica otra cosa en concreto.

Al no pagar a tiempo el servicio de la luz, la CFE puede cobrar una comisión de 91 pesos más IVA para la tarifa doméstica y 180 pesos más IVA para la tarifa de empresa o negocio, lo que incrementará la cifra del adeudo.

Para saber esto, puedes tener en cuenta el plazo de la presentación del primer impuesto que fue impagado. En este caso, si la fecha de inicio de la presentación ha superado los cuatro años y nada ha interrumpido ese plazo, significa que la deuda ha prescrito.

Esto significa que, si nos encontramos con facturas de gastos que pertenecen a ejercicios anteriores, podemos contabilizarlas en el ejercicio actual siempre que esto no origine una tributación inferior a la que hubiera correspondido en caso de imputarlo en la fecha correcta.

Por el contrario, si no contabilizas una factura recibida, no podrás beneficiarte de la deducción de sus impuestos y estará pagando más de lo debido. No te preocupes, tienes hasta cuatro años desde la fecha de emisión de la factura atrasada para contabilizarla y deducir el IVA repercutido.

Los documentos se deben archivar por mes. Es decir, aunque de algún mes haya pocos documentos, no deben mezclarse con documentos del mes siguiente ni anterior. Luego cada una de estas carpetas o en grupos POR MES se archiva en bolsas plásticas para evitar la humedad y el extravío.

Destruir papel con agua

La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.

10 tipos de documentos confidenciales que debes destruir

Existen diferentes procesos para destruir documentos importantes de forma segura: trituradora manual, incineración… Pero sin duda, el más práctico es contratar una empresa profesional de destrucción confidencial como DCD. Esta empresa se encarga de todo el proceso de destrucción.

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.