¿Cuántos años se deben archivar los documentos?

Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Es en el artículo 30 donde encontramos que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y documentación, que sea del mismo ámbito, durante seis años. El comienzo de la cuenta será el ultimo asiento realizado en los libros.

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

¿Qué documentos se deben mantener en formato papel?

Nóminas y Seguros Sociales (TCs o boletines de cotización). Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años, por lo que habría que conservar al menos las nóminas y boletines de cotización de los últimos 4 años.

Incinerar documentos

Es importante extremas las precauciones y garantizar que la destrucción de dichos documentos conlleva total ilegibilidad. La incineración de documentos es el método más radical que garantiza con mayor seguridad la ilegibilidad de esos documentos.

No se deben archivar en las carpetas documentos duplicados, siempre se guardará la copia que contenga más información (un sello, la firma de recibido etc.), tampoco documentos sin firmar ni documentos borrador, ni en blanco.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

Tipos de documentos contables

El plazo de conservación es de 5 años para los documentos laborales y constancias de pago. En el caso de documentos relacionados con seguridad y salud en el trabajo la obligación puede extenderse hasta los 20 años.

10 tipos de documentos confidenciales que debes destruir

a. El Comité Evaluador de Documentos de la Entidad solicitará la autorización para la eliminación de los documentos.

Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.

Tienes que conservar los documentos administrativos de carácter fiscal durante 10 años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria. Todos estos archivos se corresponden con el modelo del IVA, el IRPF o los impuestos de sociedades.

Si los documentos están deteriorados o son muy antiguos, se deben guardar en carpetas, cajas, o cuadernillos de papel o cartulina, libres de ácido, que son fáciles de confeccionar. Hay que preferir cajas cuyos lados y cubierta se abran, para evitar sacar tirando del documento o libro, con riesgo de deteriorarlo más.

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel es recomendable utilizar cajas de polipropileno o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

El expurgo de documentos consiste en evaluar la documentación archivada para determinar lo que ya no es necesario y destruirlo. Es un proceso que debe realizarse de manera segura y certificada, para cumplir con todas las normativas vigentes.

Eliminación de documentos. Se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

El método más adecuado es la trituración mediante corte en tiras o cruzado, previa a la venta para reciclaje. El papel se hace tiras o partículas, cuyo tamaño se elegirá en función del nivel de protección requerido por la información contenida en los documentos a destruir.

Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.

Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.

El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ARTÍCULO 12. Responsabilidad.