¿Dónde inicio el archivo?

Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 a. C.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Los primeros archivos

Estos primeros documentos eran principalmente tablillas de arcilla sobre las cuales los babilonios, sumerios y arcadios escribían usando la escritura cuneiforme. Otras veces se escribía sobre pieles, madera o marfil, y los egipcios también sobre papiro. Tablillas de madera.

Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos, recibidos y creados en una organización; facilitar su recuperación; determinar el tiempo que estos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven; y asegurar la conservación a largo plazo de los más valiosos.

El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos.

Anteriormente, el archivo se consideraba un cementerio de información que su uso era casi inexistente e irrelevante. El uso dado a estos documentos se asociaba generalmente a la noción de patrimonio y memoria de la organización.

Principio que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

Un archivero o archivólogo o archivista es una persona con titulación de educación superior o educación media dedicada o especializada en la organización y mantenimiento de un archivo, o también en el cultivo de la disciplina de la Archivística. Es un documentalista o gestor de documentos de archivos.

Un archivo​ o fichero​ informático es una secuencia de bytes almacenados en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene.

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

El ciclo de vida del documento se refiere a las etapas por las que pasa un documento, desde la creación hasta el archivo o la destrucción, según el tipo, el formato y el propósito de la aplicación, según lo determinado por la estructura organizativa y los procesos comerciales subyacentes.

El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.

8 consejos para organizar documentos

Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común:

8 pasos para impactar el proceso de gestión documental en tu...

Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.

Las lockers son otra solución para almacenar tus archivos, cajas y suministros de oficina en menos espacio. Estos pueden ser de dos, tres o cuatro puertas de forma vertical y de entre 3 y cinco puertas de forma horizontal.

Actualmente se llama archivo a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados.

ARCHIVO MODERNO

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.

El Principio de Orden Original, también llamado Principio Histórico, es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos. El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión.

El nacimiento de este principio se le atribuye al francés Natalis de Wailly, el cual redacta la circular noción de fondos de archivo en 1841 y con la publicación del Manual de clasificación y descripción de archivos de los holandeses Müller, Feith y Fruin en 1898, en el cual se basa la archivística moderna.

Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

El Archivista: Guardián de la memoria de la sociedad

La respuesta es simple, ese es precisamente el rol que ejerce el Archivista y el Gestor Documental, gente con el talento profesional para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo.

El archivista se abstendrá de realizar acciones que va- yan en detrimento de su integridad, objetividad e imparcialidad. No buscará beneficio personal, económico o de otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o de sus colegas.

La Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos” , establece los principios generales y las reglas que regulan la función archivística del Estado, la administración pública en sus diferentes niveles, así como las distintas instituciones privadas que cumplen funciones públicas, esto, con el ...

La historia de la Archivística se caracteriza por la limitada cantidad de monografías que la tratan. Así como los archivos y los documentos sí tienen una existencia clara y de larga duración, la ciencia que los estudia es bastante reciente y su perfil ha sido peor definido a lo largo del tiempo.