¿Por que estudiar gestión documental?

Contar con una buena gestión documental es fundamental para cualquier organización. La formación en ella te ayudará a posicionarte en el mercado laboral. Conocer el funcionamiento de los sistemas de archivo es una parte fundamental de la formación.

La Carrera Tecnológica en Gestión Documental es supremamente buena, es todo lo que quería aprender. Es una carrera de gran importancia en el manejo de documentos en una empresa. Excelente para el manejo de los documentos de la empresa.

Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos. Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.

Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.

Gestionar o regular todas las acciones orientadas a la recepción, custodia, conservación y administración del patrimonio documental de la Institución, aplicando todas las técnicas archivísticas y tecnologías, con el fin de preservar la memoria institucional y ponerla al servicio de la comunidad universitaria.

La gestión documental facilita la localización de la información y los modelos que pueden utilizarse en la ejecución de las tareas. Los datos organizados y disponibles se rastrean fácilmente, lo que mejora las definiciones y permite aplicar mejoras.

Clasificación de los documentos: Esta es una de las estrategias más importantes de la gestión de documentos, pues le brinda al trabajador información más organizada y de esta manera entender mejor los procesos.

Con la utilización y empleo de los sistemas de información y de gestión documental las organizaciones, pueden gestionar sus procesos de planeación, organización, dirección y control, lo que repercute en un mejor proceso de toma de decisiones y eleva la efectividad de la misma en el cumplimiento de sus objetivos.

Son los documentos técnico-normativos que formalizan la estructura orgánica o funcional de una entidad, y establecen las líneas de autoridad y mecanismos de coordinación para lograr sus objetivos.

Capacidad de liderazgo.

Por ser el eje central de todos los procesos de gestión documental, un archivista debe tener, sin duda, habilidades para liderar, pues deberá compartir y dirigir entre los colaboradores de la compañía protocolos y estrategias para el manejo de la información.

Esta planificación hace parte de un proceso de 8 etapas, donde se pretende organizar todo el ciclo de vida del documento para mejorar su trazabilidad, preservación, control y análisis, lo que mejora drásticamente la toma de decisiones de las entidades y les permite alcanzar sus objetivos.

El Licenciado en Archivística y Gestión Documental (AyGD) administra y sirve los documentos de archivo que se producen en las organizaciones pública y privadas en el ejercicio de sus funciones, estos documentos que se van ubicando en las diversas oficinas son videncia de la gestión realizada.

Habilidades de comunicación, para supervisar al personal. Habilidades para hablar en público, para poder dar charlas y conferencias. Interés por la historia y por la gestión de la información. Habilidades de investigación, para averiguar datos acerca de los antecedentes de los materiales.

El sueldo medio de Gestor administrativo en España es aproximadamente de 1.445 euros. Según la información sobre retribuciones del personal funcionario para 2020 del Ministerio de Hacienda y Función Pública, el sueldo de un gestor de la administración civil del Estado ronda los 1.660 euros mensuales de media.

Por eso, cuando hablamos del sueldo de un auxiliar de biblioteca y archivo tenemos que hablar de horquillas salariales que se mueven entre los 1.100 euros y los 1.600 euros brutos al mes.

El sueldo promedio que un Archivista y capturista de GUARDIA NACIONAL recibe por mes en México es aproximadamente de $13,491, que es un 69% por encima del promedio nacional.

La gestión documental aligera los procesos comerciales y facilita los procesos en la atención al cliente, la facturación, los pagos, etc. Esto se consigue gracias al orden y la localización de los datos del departamento, lo que permite acceder rápidamente a la información y atender las necesidades de los consumidores.

La digitalización de los documentos significa transformar los documentos físicos en archivos digitales que se gestionan en un entorno virtual. El proceso ya es una realidad en varias empresas.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Tipos de sistemas de gestión de documentos

Los gestores documentales son idóneos para almacenar, administrar, preservar, consultar y ordenar toda la información de una forma eficiente, lo que influye de forma directa sobre la productividad empresarial.

El Modelo de Gestión Documental es un marco de referencia para implementar y mantener una adecuada, transparente y fiable gestión documental en una entidad pública.

8 pasos de la gestión documental:

En la década de los 60 se empezó a utilizar el ordenador para realizar tareas administrativas en Estados Unidos e Inglaterra. Es entonces cuando se popularizan conceptos como base de datos y digitalización. Poco a poco, fueron apareciendo los primeros programas de gestión documental de archivos físicos e imágenes.

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial

• Fase activa.
• Fase semiactiva.
• Fase inactiva.