¿Por qué se llama archivo muerto?

Todos aquellos documentos importantes que las compañías deben o desean conservar y que no tienen un uso inmediato o bien, que tienen un uso activo pero que no cuentan con el espacio adecuado para almacenarlos son llamados archivos muertos.

Un archivo muerto hace referencia a todas aquellas reservas de documentos empresariales; archivos que esencialmente ya no forman una parte activa dentro de las operaciones de la organización o empresa.

¿Por cuánto tiempo debo guardar mi archivo muerto? Las legislaciones que se relacionan a la retención de documentos pueden cambiar dependiendo del país o tipo de expediente. El Código Fiscal de la Federación establece en su artículo 30 que todos los documentos contables deben conservarse por un plazo mínimo de 5 años.

Un archivo muerto representa aquello que, en sí, no tiene un uso fundamental dentro de la empresa; sin embargo, aún se encuentra dentro del sistema organizativo, lo que puede representar una carga dentro de la administración general.

Según esa terminología los documentos de valor administrativo formarían los archivos activos, los documentos con valor fiscal o legal formarían el archivo semiactivo y, cuando perdiesen esos valores, formarían el pasivo o muerto.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

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Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

La Ley General de Archivos fue publicada en junio de 2018 y tiene por objeto establecer los principios y bases para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de los entes públicos de la federación, las entidades federativas y los municipios, así como de cualquier ...

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No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

Cuando transcurra el término de conservación de los documentos contables, que es de 10 años, la persona natural o la organización puede destruir todos los libros y papeles si así desea hacerlo. Se suma que, si deseas guardarlos por más tiempo, la Ley no te impide conservarlos por más tiempo.

Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

El contenedor VERDE está destinado a los envases de vidrio.

Los archivos que no se pueden eliminar generalmente son spyware, malware, adware o archivos Troyanos. También son archivos normales que el sistema está utilizando actualmente y, por lo tanto, evita que se eliminen.

Seleccione el archivo que desea eliminar de forma permanente y pulse Mayús + Eliminar a la vez. Windows le pedirá que confirme la operación. Haga clic en Sí. Cuando elimina archivos a través de métodos abreviados de teclado, se omitirá todo el paso de «Papelera de reciclaje».

Si los documentos están deteriorados o son muy antiguos, se deben guardar en carpetas, cajas, o cuadernillos de papel o cartulina, libres de ácido, que son fáciles de confeccionar. Hay que preferir cajas cuyos lados y cubierta se abran, para evitar sacar tirando del documento o libro, con riesgo de deteriorarlo más.

Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.

La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso.