¿Qué características tiene un documento?

Escuchar Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.

Escuchar Entre sus principales características, señala: El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la información. Por ejemplo: arcilla, vitela, disco óptico, etc. La información, constituida por la noticia o el mensaje.

Se denomina original el documento donde se consigna por primera vez y de forma definitiva la voluntad del autor y que da fe de esta voluntad. Es, pues, un documento perfecto, con todas las correspondientes marcas de validación y dotado de todas las condiciones de autenticidad.

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

Los documentos deben encontrarse completos e inalterados, y que el contenido que en ellos se encuentra sea suficiente para que se obtenga, en general, un conocimiento coherente de los hechos que representa. Lamentablemente, no todos los documentos de archivo se conservan al 100%.

Para que un documento sea legal, válido y legítimo, es imprescindible que cuente con 2 características claves: Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina; Sello que certifique su autenticidad.

Un documento es público solamente si ha sido expedido por un funcionario al que legalmente se haya atribuido la facultad de dar fe pública, y siempre que actúe en el ámbito de sus competencias, y se haya expedido con las formalidades exigidas por la ley.

La descripción es una de las tres fases de la organización documental y, según el Reglamento General de Archivos (1994), es el “análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que se materializa en representaciones que permitan la identificación, localización y recupera- ción de la información para la ...

Las estancias deben garantizar comodidad y facilidad al momento de obtener o acceder a determinados documentos. Además, estas instalaciones deben dar seguridad, así como garantizar también buenas condiciones de temperatura y humedad (es conveniente disponer de un sistema para el control de partículas).

Se debe indicar cualquier legislación o política pertinente y también se señalaran los cambios administrativos o de organización. Esto sirve para ayudar al lector a comprender e interpretar los documentos.

Un archivo de datos informático normalmente tiene un tamaño, que generalmente se expresa en bytes; en todos los sistemas operativos modernos, el tamaño puede ser cualquier número entero no negativo de bytes hasta un máximo dependiente del sistema.

Las propiedades del documento, conocidas también como metadatos, ofrecen información detallada sobre un archivo que lo describe o lo identifica. Incluyen datos como el título, el nombre del autor, el asunto o las palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento.

¿Qué tipos de documentos existen?

Son aquellos archivos que están en formato de papel y por sus características ofrece:

La importancia de los archivos en la sociedad. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.

Tienen dos funciones principales:

Los documentos administrativos y jurídicos, como los contratos y los arrendamientos, están redactados en un lenguaje muy específico y técnico. El lenguaje utilizado en estos documentos está basado en fórmulas, términos técnicos, expresiones y tiempos verbales muy concretos.

Los documentos legales son aquellos archivos que establecen derechos y obligaciones para las partes involucradas, y sirven para regular y gestionar situaciones de carácter legal, tanto personales como empresariales.

Para la creación de un documento en cuanto a su estructura y según lo visto anteriormente es importante incluir los elementos:

Un documento privado y un documento público coinciden en ciertas características:

Se denomina instrumento público cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario; se denomina escritura pública, cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo.

ELEMENTOS QUE CONSTITUYEN LA VERACIDAD DE UN DOCUMENTO

El encabezado es el área de la parte superior de una página en la que se puede insertar un texto o una imagen que permita identificar un documento.

Describir es una herramienta discursiva que permite explicar, de manera detallada y ordenada, cómo son las personas, animales, lugares, objetos, etc. La descripción sirve sobre todo para ambientar la acción y crear una que haga más creíbles los hechos que se narran.

6 Consejos para conservar documentos

Procesos de la gestión documental

1. Incorporación de los documentos.
2. Registro.
3. Clasificación.
4. Almacenamiento.
5. Acceso.
6. Trazabilidad.
7. Disposición.