No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.
¿Qué son documentos y cuáles se archivan?
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.
¿Qué tipo de documentos deben mantenerse en el archivo inactivo?
Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.
¿Qué documentos se archivan por 6 años?
Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Cuentas anuales firmadas.
- Contratos a largo plazo.
- Copias de seguridad informática de registros contables.
¿Cuáles son los tres tipos de archivo?
También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos. Cada uno de estos lugares (archivos) se encargan de conservar los documentos de acuerdo a la etapa o edad en la que se encuentran según su ciclo vital.
¿Cuántos años se debe mantener el archivo de documentos?
Es en el artículo 30 donde encontramos que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y documentación, que sea del mismo ámbito, durante seis años. El comienzo de la cuenta será el ultimo asiento realizado en los libros.
¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?
Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
¿Qué es lo más importante de un archivo?
La importancia de los archivos en la sociedad
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
¿Cuáles son los requisitos que debe tener un archivo?
Archivo en informática
- Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación.
- Extensión. Los archivos llevan una extensión opcional, que muchas veces indica su formato.
- Tamaño.
- Descripción.
- Ubicación.
- Formato.
¿Qué se puede hacer con el archivo muerto?
La forma más eficaz de eliminar la información contenida en sus documentos es por medio de su trituración en partículas imposibles de leer, de modo que, esta pueda ser enviada a reciclaje con toda confianza. Al final esto se ve reflejado en su empresa, al evitar posibles riesgos de fuga de información.
¿Cuál es el archivo pasivo?
ARCHIVO PASIVO: Son los documentos seleccionados por cada Unidad Administrativa o Dirección, luego de haber realizado las clasificaciones y evaluaciones.
¿Cuáles son los documentos vitales?
Documento Vital: Son los documentos necesarios para la continuidad de tareas y funciones durante y después de un desastre, son los documentos que un organismo debe tener para tener una o más de las siguientes funciones vitales: documentar las responsabilidades, derechos y autoridades reanudar o mantener las funciones ...
¿Cuándo se pueden destruir los documentos?
Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.
¿Cuándo caduca un documento?
Los documentos académicos, como títulos universitarios, certificados académicos, expedientes…. no tienen caducidad.
¿Cuáles son los 4 tipos de archivo?
Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.
¿Cómo se clasifican los tipos de documentos?
¿Cómo clasificar los documentos?
- Según el alfabeto.
- Según la cronología.
- Según la clasificación de materias.
- Según la jerarquización de importancia.
- Según su productor.
- Según su finalidad.
- Según su funcionalidad.
- Fechas, montos, número de factura y DNI.
¿Cómo se ordenan los archivos?
Maneras de ordenar archivos
Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo. Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación, ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más antigua a la más reciente de manera predeterminada.
Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo. Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación, ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más antigua a la más reciente de manera predeterminada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar un expediente administrativo?
Tienes que conservar los documentos administrativos de carácter fiscal durante 10 años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, Ley General Tributaria. Todos estos archivos se corresponden con el modelo del IVA, el IRPF o los impuestos de sociedades.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los seguros sociales?
Nóminas y Seguros Sociales (TCs o boletines de cotización). Las infracciones en materia de Seguridad Social prescriben a los 4 años, por lo que habría que conservar al menos las nóminas y boletines de cotización de los últimos 4 años.
¿Dónde guardar documentos importantes en casa?
Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.
¿Qué pasaría si un documento se rompe o se pierde?
¿Qué ocurre en caso de pérdida de actas emitidas por el Registro Civil, es decir, actas de nacimiento, matrimonio, defunción, o de concubinato? Puedes obtener tu copia certificada de las actas en cualquier oficina de registro civil en el país, así como en los quioscos de los Estados.
¿Dónde se guardan los documentos importantes?
Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.
¿Qué conservan archivos generales?
Además del papel como material de documentos históricos, el Archivo General de la Nación preserva medios de formatos especiales como rollos cinematográficos y de fotografía, negativos, cintas fonográficas y de vídeo, discos ópticos, microfilm, entre otros.
¿Cuál es la función de un archivero?
Los archiveros (o archivistas) se encargan de seleccionar, almacenar y proporcionar acceso a materiales tales como documentos escritos, mapas, fotos y películas. También pueden contestar preguntas, dar charlas a grupos y organizar en exposiciones.
¿Qué se considera archivo?
Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo.
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