¿Qué documentos se archivan por 3 años?

Con respecto a la obligación de conservar documentos laborales, la legislación dispone que los contratos y otra documentación laboral debe guardarse durante un mínimo de tres años, mientras que los documentos relativos a la Seguridad Social se deben conservar cuatro años y la documentación sobre riesgos laborales se ...

Entre los ejemplos de los documentos valiosos que se usan con frecuencia se incluyen la licencia de conducir, las tarjetas de crédito, la tarjeta del seguro médico, los registros de las cuentas bancarias, el documento de identidad y la documentación especial de salud, como la que indica alergias, condiciones de ...

Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

- El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental será de cinco años, contado a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se elabore el documento.

Toda documentación originada en las operaciones contables deberá conservarse por un periodo de al menos diez años.

Por lo tanto, los extractos y los documentos bancarios deben conservarse durante al menos tres años, ya que pueden utilizarse como justificantes, sobre todo en el caso de las compras más importantes.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

No se deben archivar en las carpetas documentos duplicados, siempre se guardará la copia que contenga más información (un sello, la firma de recibido etc.), tampoco documentos sin firmar ni documentos borrador, ni en blanco.

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.

Tablas de plazos de conservación documental. Son herramientas archivísticas que detallan las series y tipos documentales que contienen, a las cuales se otorga un tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo de vida del documento, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Lo cierto es que debemos guardar todos los recibos relacionados con la actividad profesional para poder deducírnoslos y por si acaso a Hacienda se le ocurre venir a pedírnoslos. Aquí, igual que ocurre con las facturas ordinarias, los tickets o facturas simplificadas hay que guardarlos como mínimo 6 años.

Cuándo prescriben las deudas de suministros

Si has dejado a pagar el teléfono, el agua, la electricidad, el gas… o en general cualquier suministro del hogar, la deuda prescribirá a los tres años según figura en el artículo 1967 del Código Civil.

Lo mejor es usar carpetas con separadores para cada factura, recibo, compra o garantía. Por ejemplo, usa un separador para la luz, otro para el gas, otro para la renta, otro para los recibos del colegio de tus hijos, otro para las facturas de compra, etc.

Pasos para archivar facturas

1. Encontrar: Parece fácil, pero lo primero que hay que hacer es preguntar a la persona que cuidas dónde guarda los papeles importantes.

8 consejos para organizar documentos

Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

Documentación fiscal y tributaria.

– Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art. 66,67 y 68.

El plazo de conservación es de 5 años para los documentos laborales y constancias de pago. En el caso de documentos relacionados con seguridad y salud en el trabajo la obligación puede extenderse hasta los 20 años.

Destruir papel con agua

La destrucción de documentación con agua es otra de las maneras de eliminar documentación de manera permanente. Para ello es preciso dejar reposar la documentación en una solución de agua con lejía durante 24 horas, la cual descompondrá de manera efectiva todo tipo de documentación confidencial.

10 tipos de documentos confidenciales que debes destruir

a. El Comité Evaluador de Documentos de la Entidad solicitará la autorización para la eliminación de los documentos.

Corresponden al primer documento que inicia el expediente y el último, el que finaliza la conformación o el trámite que conserva el expediente.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.