¿Qué documentos se archivan por 6 años?

– Los libros de comercio, tales como libro diario, de inventario, cuentas anuales, informes de auditoría, del administrador, deben conservarse durante 6 años, según el Art. 30 del Código de Comercio, a contar desde el último asiento realizado. Incluso después de la disolución y liquidación societaria.

La Ley General Tributaria establece que todas las empresas y profesionales tienen la obligación de conservar facturas o documentos equivalentes durante un plazo de 4 años.

Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años.

El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe resguardarse por seis años.

No se deben archivar en las carpetas documentos duplicados, siempre se guardará la copia que contenga más información (un sello, la firma de recibido etc.), tampoco documentos sin firmar ni documentos borrador, ni en blanco.

Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

8 consejos para organizar documentos

Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo que sus elementos deben ser claramente delimitados.

Los documentos de archivo son aquellos que son generados por las organizaciones durante el desarrollo de sus actividades, como actas, resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas, libros de contabilidad y un lugar etcétera.

Esto significa que deberás guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.

Lo curioso es que en SACMEX señalan que los adeudos del pago de agua prescriben a los cinco años.

Lo cierto es que debemos guardar todos los recibos relacionados con la actividad profesional para poder deducírnoslos y por si acaso a Hacienda se le ocurre venir a pedírnoslos. Aquí, igual que ocurre con las facturas ordinarias, los tickets o facturas simplificadas hay que guardarlos como mínimo 6 años.

Documentos laborales: es recomendable guardar siempre todos los contratos laborales, pero respecto a las nóminas es suficiente con almacenar las 12 últimas.

Documentación fiscal y tributaria.

– Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art. 66,67 y 68.

Estado de cuenta y vouchers: Se recomien- da conservar estos documentos al menos 90 días naturales, contados a partir de la fecha de corte, o en su caso, de la realiza- ción de la operación o servicio. Este es el tiempo que tienes marcado para poder presentar una solicitud de aclaración con tu institución bancaria.

Pasos para archivar facturas

1. Encontrar: Parece fácil, pero lo primero que hay que hacer es preguntar a la persona que cuidas dónde guarda los papeles importantes.

La temperatura ideal para guardar correctamente un documento antiguo esta en torno a los 18º y una humedad no superior al 50%. Como con los grandes vinos antiguos el papel antiguo, si se quiere que sobreviva al paso del tiempo, debe guardarse en unas condiciones optimas. No los mezcles con otros documentos.

Documentación personal del empleado (CURP, acta de nacimiento, identificación oficial, datos de contacto actualizados). Curriculum vitae. Constancias educativas (títulos, diplomas, cursos del ámbito académico). Contrato de relación laboral (firmado y actualizado).

El plazo de conservación es de 5 años para los documentos laborales y constancias de pago. En el caso de documentos relacionados con seguridad y salud en el trabajo la obligación puede extenderse hasta los 20 años.

Tipos de documentos del SGSST

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

Para empezar, debemos tener claro que el propio término archivar significa almacenar, de forma ordenada documentos útiles mediante un método eficaz que permita su fácil localización y recuperación posterior, cuando sea necesario.

Una forma simple de organizar es utilizando carpetas con anillas para ello deberás establecer claramente las categorías en que agruparás los documentos. Otra opción es el archivador de acordeón, es ideal para guardar los documentos de gastos y gestión de casa, o registros médicos.