¿Qué es archivar en administración?

Acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta.

Guardar documentos o información en un archivo.

Es el que se integra por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas administrativas del Consejo.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.

El archivo de las diligencias corresponde al momento de la averiguación preliminar sobre los hechos y supone la previa verificación objetiva de la inexistencia típica de una conducta, es decir la falta de caracterización de una conducta como delito”.

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite o por ser resultado de un mismo proceso de gestión y de acumulación de los documentos que los constituyen.

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

Es un puesto administrativo en el que se realizan funciones tales como: separar y clasificar la documentación que se recibe de diversas fuentes: integrar los expedientes respectivos para su control; revisar la organización y actualización del archivo; proporciona la información que le soliciten y lleva el control de ...

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.

8 consejos para organizar documentos

Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:

¿Quién archiva la denuncia? Es competencia de la Fiscalía determinar el archivo de una denuncia. La resolución de no investigar o de dar por terminada la investigación será siempre fundada, y se comunicará al denunciante y en su caso a la víctima que hubiere comparecido o estuviere identificada.

El archivo de una denuncia penal implica la finalización de las actuaciones y diligencias por parte del juez instructor. Esto supone que, salvo elementos lo suficientemente sólidos, el caso se dará por cerrado. A esta acción también se la conoce como sobreseimiento, que es su nombre jurídico.

Durante este periodo, el expediente ya no se puede tramitar y sólo está disponible para su consulta, sin embargo, si fuera necesario, se puede solicitar su rehabilitación a tramitación.

El expediente como elemento material esta formado por una secuencia de actuaciones escritas entendiendo por tal no sólo los documentos extendidos en palabras y/o números sino en un sentido más amplio del termino comprensivo de fotos, gráficos, etc.

El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir.

En esta etapa, el documento tiene valor primario como instrumento de gestión, es decir, valor administrativo-jurídico y valor informativo. El periodo de permanencia que tienen este tipo de documentos es entre los 10 y los 15 años.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

¿Cuáles son los principales tipos de documentos empresariales?

Los clasificadores o biblioratos, según el país hispanohablante) son carpetas en las que pueden guardarse o archivarse, temporal o permanentemente, las hojas de papel perforadas, por medio de abrazaderas que se introducen en los agujeros hechos en el papel.

El archivista se abstendrá de realizar acciones que va- yan en detrimento de su integridad, objetividad e imparcialidad. No buscará beneficio personal, económico o de otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos o de sus colegas.

Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.

El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos.

Como ya lo hemos mencionado, la gestión documental tiene su énfasis en la correcta conservación y tratamiento de los documentos, de esta manera, el archivo es el puente, el modo, para poder garantizar dicha acción. Dentro de las funciones principales están: Conservar de manera óptima los documentos a través del tiempo.