° Deterioro: Daño o alteración de un soporte documental resultado de la acción de agentes de tipo físico, químico y/o biológico.
¿Cuáles son los factores de deterioro de un libro?
Factores del deterioro del material documental
- Factores ambientales: humedad, temperatura, luz y polvo.
- Factores biológicos: microorganismos, insectos y vertebrados.
- Factores inducidos por el hombre.
- Factores catastróficos o accidentales.
- La obsolescencia tecnológica en los documentos.
- La degradación de los soportes.
¿Qué causa la mala gestión documental?
No contar con un plan de gestión documental repercutirá en graves consecuencias para las empresas. La ineficiencia, la lentitud en los procesos, la pérdida de tiempo, la desorganización y los errores en los documentos son algunos de los efectos de llevar a cabo una mala gestión de la información.
¿Qué factores se deben tener en cuenta para la conservación documental?
Tres son los factores ambientales básicos que afectan a la conservación de los acervos documentales: humedad, temperatura y luz.
¿Cómo se destruyen los documentos?
Cómo destruir documentos personales de manera segura
- Triturar el papel. De diversos tamaños, formas y calidades las destructoras y trituradoras de papel ofrecen una solución segura para deshacernos de documentos de forma física.
- Quemar documentos.
- Mojar con agua los papeles.
¿Cómo se deben conservar los documentos?
6 Consejos para conservar documentos
- Dale un rango de importancia.
- Elimina cualquier rastro de acero.
- Almacena correctamente tus documentos.
- Evita la humedad.
- Que las porta-láminas sean tus mejores amigos.
- Avanza hacia la digitalización.
¿Cuáles son las consecuencias de no conservar los documentos de archivo?
Tabla de contenido
- pérdida de documentos.
- Pérdida de datos.
- Desorganización.
- mala toma de decisiones.
- aumento de costos.
- más burocracia.
- inseguridad.
- pérdida de clientes.
¿Qué es lo que genera manchas de diversos colores en los documentos?
La acumulación del polvo y suciedad, unida a condiciones elevadas de humedad relativa, genera el desarrollo de microorganismos y la formación de manchas sobre el material documental.
¿Cómo se organiza un archivo físico?
8 consejos para organizar documentos
- Revisa todos los documentos y tira los que no necesites.
- Crea un sistema para archivar documentos.
- Las subcarpetas serán la clave.
- Diferentes archivadores dependiendo de la importancia.
- Colocar etiquetas en los archivadores.
- Coloca los archivadores en una estantería.
¿Qué es lo más importante de la gestión documental?
La gestión documental facilita la localización de la información y los modelos que pueden utilizarse en la ejecución de las tareas. Los datos organizados y disponibles se rastrean fácilmente, lo que mejora las definiciones y permite aplicar mejoras.
¿Qué es lo que permite una buena gestión documental?
Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos. Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
¿Cómo mejorar la gestión documental?
Consejos para mejorar la gestión documental
- Digitalizar documentos en papel.
- Centralizar el contenido corporativo.
- Clasificar los documentos.
- Hacer buen uso de los Metadatos.
- Optimizar el tiempo con Modelos de documento.
- Establecer autorizaciones de acceso.
- Incentivar la colaboración.
- Administrar las versiones de documentos.
¿Qué cantidad de folios debe guardarse en una carpeta?
La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.
¿Qué significa conservación documental?
El Plan de Conservación Documental tiene como objetivo establecer las estrategias y plantear las actividades para el desarrollo de los Programas de Conservación Preventiva, con el propósito de conservar el acervo documental de manera adecuada y evitar el deterioro de los documentos de archivo, así como controlar las ...
¿Qué es conservar y preservar los documentos?
La preservación trata de mantener la integridad de los documentos en tres sentidos: la integridad física, que es la materialidad del documento; la integridad intelectual, que es el contenido; y la integridad intencional, que es la intención y el fin del documento.
¿Cuándo se pueden destruir documentos?
Transcurridos los 10 años desde la fecha de la micrograbación o microcopia si se trata de documentos públicos, o después de 5 años si se trata de documentos privados, podrá procederse a la destrucción de los documentos originales.
¿Cuándo se pueden destruir los documentos?
Los documentos contables y mercantiles deben tener una conservación de 6 años, de acuerdo con el artículo 30 de Código de Comercio. Cuando se exigen pagos de deudas tributarias, la información debe mantenerse durante 4 años. Las infracciones sucedidas con la Seguridad Social deben mantenerse durante 4 años.
¿Cómo se pueden destruir documentos confidenciales?
La propia normativa indica los tres métodos que existen para destruir los documentos confidenciales:
- Incineración. Es quizá el método más radical y el que garantiza con mayor seguridad la ilegibilidad de esos documentos.
- Trituración. Es la más sencilla, pero también la más tediosa.
- Contratar una empresa externa.
¿Qué documentos se archivan por 6 años?
Asimismo, las empresas no solo deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:
- Libros oficiales de contabilidad.
- Cuentas anuales firmadas.
- Contratos a largo plazo.
- Copias de seguridad informática de registros contables.
¿Cuántos años se debe mantener el archivo de documentos?
Es en el artículo 30 donde encontramos que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y documentación, que sea del mismo ámbito, durante seis años. El comienzo de la cuenta será el ultimo asiento realizado en los libros.
¿Cuántos años se debe conservar un documento?
En conclusión, según las normas anteriormente mencionadas, los documentos que deben conservarse pueden eliminarse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?
Artículo 13: le establece al empleador el deber de conservar por un período mínimo de 20 años, entre otros documentos, los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores; contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
¿Qué pasa si se daña un archivo?
En informática, un archivo dañado o archivo corrupto es un archivo informático cuyo contenido lógico está organizado físicamente de una manera no apropiada, faltan datos o estos no son válidos, provocando mal funcionamiento en las distintas aplicaciones que hacen uso de él, o la incapacidad de consultarlo por parte del ...
¿Quién tiene la responsabilidad de un archivo?
“ARTÍCULO 1. Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
¿Cómo se llaman las manchas de colores?
No importa qué nombre se les dé: las marcas oscuras se deben a la producción de melanina. Las manchas oscuras pueden clasificarse en cuatro grupos principales, con base en lo que las causa. Las cuatro categorías principales son: melasma, pecas, lentigos e hiperpigmentación postinflamatoria (HPI).
¿Qué es la limpieza de documentos?
La limpieza documental es un procedimiento de conservación que implica una acción directa sobre los documentos, por esta razón, debe ser realizada con precaución por personal debi- damente capacitado.
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