¿Qué es el orden original de los documentos?

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

El Principio de Orden Original, también llamado Principio Histórico, es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos. El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión.

El nacimiento de este principio se le atribuye al francés Natalis de Wailly, el cual redacta la circular noción de fondos de archivo en 1841 y con la publicación del Manual de clasificación y descripción de archivos de los holandeses Müller, Feith y Fruin en 1898, en el cual se basa la archivística moderna.

Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

Si el Principio de Procedencia permite saber quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones), el Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se ...

En matemáticas, el principio del buen orden afirma que en cualquier conjunto de números naturales existe un mínimo, es decir, un número no mayor que algún otro del resto, siempre y cuando dicha colección no esté vacía.

Si se quiere restituir el orden original, hay que realizar un trabajo sobre el sistema. Ejemplo de la Segunda ley de la termodinámica: Se puede ver claramente que el hielo recibe calor del agua, aumenta su temperatura y cambia a estado líquido.

Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes, siguiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series siguiendo la misma lógica.

La archivística y sus principios básicos: orden original, principio de procedencia e integridad.

Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).

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Hay cuatro etapas principales del ciclo de vida del documento, que incluyen la creación de documentos, el almacenamiento de documentos, el intercambio y la entrega de documentos, y el archivo o destrucción de documentos.

Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:

Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

Tipos de organización de archivos

Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.

- La corriente NORMATIVA nos dice que el ordenamiento es un conjunto de normas que se entienden y que se rigen de acuerdo con una serie de juicios de valor, creencias y convicciones.

El ordenamiento jurídico (del alemán Rechtsordnung) o simplemente el ordenamiento es el conjunto del derecho de una sociedad, es decir, el conjunto de normas jurídicas que rigen en un lugar determinado en una época concreta.

Un ordenamiento no es sólo un conjunto de normas, es la estructura, la fun- ción y fin normativo que da sentido a las normas, que permite predicar su validez, su existencia, sus características, jerarquía y clasificación.

Principio que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo documental.

La metodología archivística se fundamenta en sus dos principios básicos: el principio de procedencia formulado en el siglo XIX y el ciclo vital del documento que se consolida en el XX; y consiste en el método analítico que permite conocer la institución productora del fondo y los documentos generados por ella y es el ...

- La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta. - La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente.

la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.

Es decir, el expediente administrativo estará conformado por todos los documentos, pruebas, acuerdos, notificaciones, decretos, requerimientos y diligencias que hayan tenido lugar a lo largo del procedimiento administrativo.

“Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones.”

Cómo organizar los archivos digitales

1. Elige un lugar para almacenar los archivos y las carpetas.
2. Elimina o archiva los archivos duplicados.
3. Crea carpetas y subcarpetas con una jerarquía clara.
4. Sé claro y específico.
5. No te despegues de las convenciones que elijas para nombrar los archivos.
6. Siempre archiva a medida que avanzas.