¿Qué es mantener información documentada?

En la nueva versión se habla de mantener y conservar información documentada. ¿Cuál es la diferencia entre ambos términos? Cuando leemos en la norma que la organización debe mantener información documentada significa que son documentos que deben desarrollarse y controlarse.

Conclusión: Información documentada

Según la norma internacionalmente reconocida para la gestión de la calidad ISO 9000:2015, la información documentada es "información que debe ser controlada y mantenida por una organización". Sin embargo, no se especifica ni el formato ni el soporte, simplemente deben ser adecuados.

Control de la información documentada: consejos básicos y cuidados que debe tener

La información documentada puede hacer referencia a: Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo los procesos relacionados; La información generada para que la organización opere (documentación); Evidencia de los resultados alcanzados (registros).

Ayuda a los colaboradores a comprender su función dentro de la organización, incrementa el sentido del propósito e importancia de su labor y le permite analizar como su desempeño impacta en los resultados de los procesos y de la organización.

Conservación: Corto plazo. Prevenir o retardar el deterioro. Hacer que una cosa se mantenga en buen estado, guardándola en determinadas condiciones o haciendo lo necesario para que así sea. Preservación: Largo plazo.

Conservar y preservar documentos en diferentes soportes, son objetos culturalmente representativos para la comunidad, porque simbolizan los modos de concebir y vivir el mundo del pasado, esto nos permite hoy construir o deconstruir nuestra identidad.

La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales ● Registro: ​Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.

Para controlar la información documentada, la empresa abordará estas actividades: Distribución, acceso, recuperación y uso. Almacenar y conservar. Controlar los cambios.

El objetivo del control documental es asegurarse de que la información documentada está disponible, es adecuada para su uso y está protegida.

Dentro de los mismos, se encuentra el procedimiento de control de documentos según ISO 9001:2015. La información documentada según ISO 9001 es aquella que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene (físicos, electrónicos, etc.).

Se debe conservar toda la información documentada como evidencia, por lo que se utilizan los registros de: Objetivos ambientales, se encuentra dentro del apartado 6.2.1. La información apropiada sobre la competencia de las personas dentro del apartado 7.2. Las evidencias de las comunicaciones dentro del apartado 7.4.1.

La organización debe conservar información documentada sobre los objetivos de la calidad. 6.2.2 Al planificar la forma de lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe establecer: a) Qué se va a hacer.

Consejos para mejorar la gestión documental

Para poder controlar toda la información documentada, la empresa tiene que abordar todas las actividades que realice, según corresponda:

Factores para el control de documentos en ISO 9001

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Documentos administrativos

Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil correspondiente al mismo ejercicio debe guardarse durante los siguientes seis años, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Teniendo en cuenta lo que señala los artículos anteriores, las organizaciones deben conservar al menos 10 años todos los documentos y papeles comerciales. Es importante que tanto el archivo físico como el digital, cuente con una estructura que permita una consulta sencilla y efectiva.

Su función es la prevención del deterioro o, si ello no es posible, retrasarlo durante un mayor tiempo.

Factores que afectan la preservación de los materiales tradicionales de bibliotecas y archivos (segunda parte)

La norma ISO 14001 exige a la empresa crear un plan de manejo ambiental que incluya: objetivos y metas ambientales, políticas y procedimientos para lograr esas metas, responsabilidades definidas, actividades de capacitación del personal, documentación y un sistema para controlar cualquier cambio y avance realizado.

La norma ISO 9001:2015 exige que controles tus documentos, pero te concede mucha más libertad para hacerlo que la anterior norma de 2008. Sin embargo, siguen existiendo requisitos para actualizar la información documentada.

Anteriormente, en la norma ISO 9001 del año 2008 sí existían seis procedimientos documentados que se consideraban como necesarios para el Sistema de Gestión de calidad. Sin embargo, con la actualización de la norma en el año 2015 no existe ningún procedimiento documentado.

En cualquier nivel de la organización, al documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo, hacia el logro de determinados objetivos y metas. La documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

El seguimiento consiste básicamente en el análisis de la información generada en el proyecto, para la identificación temprana de riesgos y desviaciones respecto al plan. Por su parte el control comprende el desarrollo de las actuaciones para conseguir que lo planificado y esperado ocurra.

La documentación obligatoria requerida por ISO 45001 admite flexibilidad en cuanto a qué, cómo y cuándo documentar un elemento del proceso de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Así, ISO 45001 se adapta a formas de comunicación modernas, como vídeo, audio y otros registros electrónicos.