¿Qué es un manual de procedimientos y sus características?

Un manual de procedimientos es un documento guía que versa sobre normativas y pautas de cómo se deben realizar determinados procesos dentro de una empresa. De esta forma, las organizaciones pueden determinar las reglas de las operaciones, estrategias y flujos de trabajo con el objetivo de obtener resultados óptimos.

Estructura de un manual de procedimientos

Estructura del manual de procedimientos

Introducción: Explicación corta del procedimiento. Organización: Estructura micro y macro de la entidad. Descripción del procedimiento. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

El responsable de la edición, revisión y actualización de éste, generalmente es el director, gerente o responsable de cada área emisora. En el sector público y en empresas grandes es común que haya un manual de políticas (denominado a veces manual de organización) y un manual de procedimientos.

Casos y consecuencias de no tener un manual de procedimientos. Es fácil comprender que la falta de este documento, en primer lugar, representa una gran limitación a la hora de innovar o proponerse metas como obtener un buen resultado final.

6. Estructura del manual

Además de ahorrar tiempo al determinar los procesos, un manual de procedimientos documentado reduce los errores y mejora la eficiencia de los empleados . y seguir políticas relacionadas con beneficios a empleados, reportes de tiempo, etc. detalles en cada área – como nómina, desembolsos, recibos, proceso de cierre mensual, etc.

Alcance: Delimita la extensión del sistema y sus características. IV. Procesos: Diagramas de operación de los procesos su descripción y el Plan de Calidad aplicable a cada proceso.

Mientras que las políticas guían la forma en que las personas toman decisiones, los procedimientos muestran el "cómo" para completar una tarea o proceso . Los procedimientos están orientados a la acción. Describen los pasos a seguir y el orden en el que deben realizarse. A menudo son instructivos y pueden usarse en capacitación y orientación.

Mucha gente quiere saber cuánto tiempo lleva documentar sus políticas y procedimientos. El tiempo para producir la documentación, por supuesto, depende de su nivel de conocimientos, sus habilidades de escritura y la cantidad de material que planea cubrir. Generalmente, para documentos cortos, es posible que desees planificar de 1 a 4 horas por página , desde el comienzo hasta la edición final.

Para analizar la información recabada, es conveniente responder: ¿qué trabajo se hace?, ¿quiénes lo hacen?, ¿cómo se hace?, ¿cuándo se hace?, ¿dónde y por qué se hace? Quitar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operación, paso o detalle que no sea indispensable, debe ser eliminada.

Un manual es un documento que proporciona instrucciones o pautas sobre cómo realizar una actividad y sirve como libro de referencia sobre la actividad .

Los manuales de procesos generalmente contienen las fases del ciclo de vida del proyecto y las actividades que conducen a sus productos/resultados de trabajo .

A saber existen dos tipos de manual de procedimiento los cuales son: manual de Procedimiento Administrativos y el contable.

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

Cuando se integra una persona nueva al equipo o se requiere capacitación adicional, un manual de procedimientos se convierte en su guía de referencia. Proporciona información clara y detallada sobre cómo llevar a cabo diferentes tareas y procesos.

3. ¿En qué formato se suelen proporcionar los manuales? Respuesta: Generalmente se proporcionan en formato PDF . 4.

4.2.1 Anexos: cualquier información de soporte necesaria para aplicar los procedimientos tales como tablas, diagramas, fotografías etc.

Entre los documentos que te recomendamos tener redactados para tu Pyme están:

El manual de procedimientos sirve para lograr el propósito de establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las normas y las políticas de una organización; y, así, poder mejorar su eficiencia.

Los buenos procedimientos son claros, específicos y van al grano .

Generalmente, se utiliza un procedimiento para realizar una acción. Un procedimiento consta de dos partes: la especificación y el cuerpo .

En un párrafo de proceso, la oración principal identifica lo que se explica, mientras que las oraciones de apoyo proporcionan una secuencia de pasos . Las transiciones para secuenciar u ordenar se utilizan para indicar el orden de los pasos. Al escribir un párrafo para describir un proceso, puedes utilizar la voz pasiva o activa.

Un manual de procedimientos describe toda la información importante que los miembros del equipo necesitan para comprender y seguir un procedimiento . Los manuales de procedimientos también pueden incluir consejos, mejores prácticas, estándares u otros detalles que faciliten el cumplimiento de las expectativas de la empresa.

 Son preguntas con las que se obtiene información de los

conceptos, procedimientos y la reflexión de una experiencia.

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