¿Qué es un procedimiento y cuáles son sus funciones?

Los procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos.

De lo dicho hasta aquí se puede inferir que, en la empresa, un procedimiento cumple al menos dos funciones primarias: a) establecer la forma en que debe reali- zarse la tarea acordada por la empresa y b) obtener un punto de partida para posibles mejoras.

Un procedimiento es un conjunto de instrucciones para completar una tarea o actividad específica. A veces, los procedimientos se documentan con gran detalle para garantizar que la tarea se complete de forma coherente y precisa.

Los Procedimientos establecen los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades de los Procesos/Subprocesos, permitiendo describir y comprender las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden en el proceso y la coordinación de las actividades asociadas.

Qué es un procedimiento

Un procedimiento es una descripción detallada de cómo se debe llevar a cabo un proceso. Este procedimiento podrá estar documentado (escrito en papel o formato digital) o no estar escrito en ningún sitio pero conocerse por parte de todos los integrantes de una empresa.

Dentro de los elementos importantes que podemos considerar son los siguientes:

La finalidad del procedimiento administrativo consiste en el dictado de un acto administrativo y para llevar a cabo dicha finalidad, se deben respe- tar ciertos principios que tienen por objetivo que, dentro del menor tiempo posible y reuniendo la mayor cantidad de información, se pueda declarar la voluntad de la ...

Tenemos diferentes tipos de procedimientos como: procedimientos administrativos, operacionales, médicos, etc. Por ejemplo, sabemos que el procedimiento judicial es concebido doctrinalmente como la forma en que se concreta la actividad jurisdiccional y constituye el elemento dinámico del proceso para actos jurídicos.

Según la norma ISO 9001, un procedimiento es un modo específico de llevar a cabo una actividad o proceso. Es decir, cuando un proceso cuenta con unos pasos establecidos y ordenados para obtener un resultado, se llama procedimiento.

¿Qué es un procedimiento en el Sistema de Gestión de la Calidad? Según la norma ISO 9000, un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, usted tiene un procedimiento.

Lo primero posee etapas generales, dinámicas y gestionadas, mientras que lo segundo implica pasos específicos, estáticos o invariables, que siempre forman parte de un proceso. Así, todo procedimiento integra necesariamente un proceso, pero no todo proceso implica un procedimiento establecido.

Documentación de referencia: Se relacionan las normas y documentos aplicables que regulan o complementan lo indicado en el procedimiento. Desarrollo: Se describen de forma clara y definida las actividades que contempla el documento, así como, en su caso, los controles y los conductos de comunicación.

Definimos qué son los procedimientos de una empresa, como todos aquellos que establecen el orden cronológico y la secuencia estructurada de actividades homogéneas a realizar, donde existe un flujo de documentación en forma de unidad, coordinada con cada puesto que interviene en la realización de un trabajo.

Se utiliza procedimiento cuando se pretende establecer el proceder para la realización de una tarea de forma mas o menos habitual, sin embargo, un protocolo se refiere al cocumento que concreta la actuación en caso de producirse una situación no habitual.

ALCANCE: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede incluir las áreas, servicios y/o procesos que cubre.

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

El procedimiento administrativo se puede clasificar de diversas maneras, adoptando la siguiente clasificación:

En un procedimiento administrativo interviene el titular del órgano administrativo y la parte interesada. El funcionario o órgano colegiado posee más facultades y es quien realiza los trámites a través de un mecanismo que garantiza la objetividad y protección de los derechos de la parte interesada.

Un procedimiento administrativo se empieza de oficio, por parte de un órgano de la Administración que promueve el procedimiento, o por solicitud del interesado, siempre cumpliendo unas pautas.

Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa.

¿Qué es un procedimiento judicial? El procedimiento judicial es la forma en que se concreta la actividad jurisdiccional y constituye el elemento dinámico del proceso. El proceso o proceso judicial es el conjunto de los actos jurídicos llevados a cabo para aplicar la ley a la resolución de un caso.

El proceso consiste fundamentalmente en llevar el litigio ante el juez o en desenvolverlo en su presencia. Es decir, el proceso no es el litigio, sino que lo reproduce o lo representa ante el juez.

Es muy importante tener en cuenta que no todos los procesos necesitan contar con un procedimiento. Si cuenta con un proceso con que el que sólo se compra producto de un proveedor autorizado, pero no tiene una forma definida para agregar un proveedor a dicha lista, entonces tiene un proceso pero no un procedimiento.

1. Procedimientos obligatorios en ISO 9001

Los documentos obligatorios que exige la norma ISO 9001:2015 son: Información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que los procesos se están llevando a cabo según lo previsto (cláusula 4.4). Prueba de la idoneidad para el propósito de controlar y medir los recursos (cláusula 7.1.5.1).

Los procedimientos documentados no son más que la representación escrita de un proceso que contribuyen al buen control interno de las empresas.

Son normas de seguridad en el trabajo, es decir, instrucciones o pautas correctas para desarrollar una determinada tarea de forma segura, de manera que se convierta en un instrumento de ayuda a la promoción de la salud en la empresa y de cómo prevenir accidentes.