¿Qué es un procedimiento y porque es importante?

Un procedimiento es una descripción detallada de cómo se debe llevar a cabo un proceso. Este procedimiento podrá ser llevado de forma escrita, digital o sencillamente no estar escrito en ningún sitio, pero debe ser del conocimiento de todos los integrantes de la organización.

Para continuar, los procedimientos son documentos detallados que describen los pasos específicos que deben seguirse para llevar a cabo una actividad o tarea en particular. Estos procedimientos ofrecen una guía paso a paso sobre cómo realizar ciertas acciones de manera eficiente y efectiva.

Un objetivo es el fin que se pretende alcanzar y hacia la que se dirigen los esfuerzos y recursos. La definición de objetivos debe ser realizada en distintos niveles organizativos y su duración debe ser limitada.

Los manuales de procedimiento son una herramienta vital para las organizaciones porque allí se plasman y especifican políticas, aspectos legales, procedimientos y controles para garantizar la realización de las tareas de manera eficaz y segura.

En la investigación científica, un procedimiento puede describir los pasos que hay que dar para llevar a cabo un experimento o recoger datos. En la vida cotidiana, una persona puede seguir un procedimiento para preparar una comida o montar un mueble.

El procedimiento breve: Es simplemente un juicio donde se han abreviado los lapsos y se han simplificado las formas procesales, tiene sin embargo la misma estructura del juicio ordinario. (Contestación de Demanda, Pruebas, Cuestiones Previas) Está estipulado desde el artículo 881 a 894 del C.P.C.

En términos generales, por la palabra procedimiento se entiende el método a través del cual se llevan a cabo ciertas acciones determinadas, que forman parte de un mismo proceso. Es decir, se trata del modo en que procedemos a hacer algo, la manera específica paso a paso a través de la cual realizamos una acción.

Procedimiento deriva del verbo en latín procedo que significa 'marchar hacia adelante'. En un procedimiento se detalla la forma en la que deben ser implementados los pasos a seguir y por lo general se trata de un método estático, es decir, no cambia en el tiempo, por lo que debe ejecutarse siempre de la misma forma.

Objetivo general: Es aquel que expresa de forma clara, concisa y realista el resultado que se desea alcanzar al final del proyecto. Un ejemplo de este objetivo es la creación de más oportunidades de contacto para el equipo de ventas. Objetivo específico: Son las etapas que se definen para lograr el objetivo general.

El manual de procedimientos sirve para lograr el propósito de establecer una única forma de realizar una actividad y ejecutar cada tarea de acuerdo con las normas y las políticas de una organización; y, así, poder mejorar su eficiencia.

Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa.

Casos y consecuencias de no tener un manual de procedimientos. Es fácil comprender que la falta de este documento, en primer lugar, representa una gran limitación a la hora de innovar o proponerse metas como obtener un buen resultado final.

Tenemos diferentes tipos de procedimientos como: procedimientos administrativos, operacionales, médicos, etc. Por ejemplo, sabemos que el procedimiento judicial es concebido doctrinalmente como la forma en que se concreta la actividad jurisdiccional y constituye el elemento dinámico del proceso para actos jurídicos.

Los Procedimientos establecen los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades de los Procesos/Subprocesos, permitiendo describir y comprender las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden en el proceso y la coordinación de las actividades asociadas.

Un manual documenta la “tecnología” que se utiliza dentro de un área o proceso. En un manual se deben contestar las preguntas acerca de: Lo que se hace (políticas) y cómo se hace un trabajo (procedimientos) en un área o proceso. Cómo se dirige, administra u opera el área o proceso.

En cambio, el procedimiento se refiere en principio a la sucesión ordenada de actos procesales a través de los cuales el proceso se sustancia, es decir, se manifiesta, toma forma, se lleva a cabo; se refiere por tanto a la manifestación externa y formal del proceso.

Estos tres elementos, sujetos, objeto y actividad, cual atrás se indicó, constituyen el proceso, son su esencia. No hay proceso judicial sin sujetos, ni lo puede haber sin actividad, ni existe sin objeto.

Los procesos

Se define al proceso como: "una unidad en sí que cumple un objetivo completo, un ciclo de actividades que se inicia y termina con un cliente o un usuario interno" Carrasco, B., 2001, pg. 11 ⁽¹⁾ .

Lo primero posee etapas generales, dinámicas y gestionadas, mientras que lo segundo implica pasos específicos, estáticos o invariables, que siempre forman parte de un proceso. Así, todo procedimiento integra necesariamente un proceso, pero no todo proceso implica un procedimiento establecido.

¿Qué son los objetivos específicos? A los objetivos específicos también se les conoce como objetivos tácticos. Los objetivos específicos deben ser coherentes con el objetivo general, pero serán más concretos y abarcará, cada uno de ellos, un aspecto o estrategia necesaria para alcanzar el objetivo general.

Por ejemplo, la consigna puede ser disparar a un objetivo a una distancia de unos 25 o 30 metros. En el ámbito militar. Un objetivo es un lugar o cosa que se va a ocupar teniendo un plan determinado para poder llegar a ello. En este caso un objetivo puede ser derribar un avión, ocupar una zona o rescatar a alguien.

Los objetivos se pueden clasificar en cuatro tipos de categorías:

El responsable de la edición, revisión y actualización de éste, generalmente es el director, gerente o responsable de cada área emisora. En el sector público y en empresas grandes es común que haya un manual de políticas (denominado a veces manual de organización) y un manual de procedimientos.

Alcance: Delimita la extensión del sistema y sus características. IV. Procesos: Diagramas de operación de los procesos su descripción y el Plan de Calidad aplicable a cada proceso.

Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.

Podemos sintetizar, diciendo que, un procedimiento nos habla de cómo efectuar las actividades de un proceso que diariamente iremos a hacer, en cambio el instructivo nos da un detalle especifico según qué iremos a hacer.

Son normas de seguridad en el trabajo, es decir, instrucciones o pautas correctas para desarrollar una determinada tarea de forma segura, de manera que se convierta en un instrumento de ayuda a la promoción de la salud en la empresa y de cómo prevenir accidentes.