La Guía Simple de Archivo, es un esquema general de descripción de las series documentales del Archivo de una Unidad Administrativa, que indica sus características y datos fundamentales conforme el Cuadro General de Clasificación Archivística; siendo un instrumento de control y consulta.
¿Cómo se clasifican los documentos de archivo?
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se clasifican:
- por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
- por series, dentro de los fondos.
- por expedientes, dentro de las series.
- por documentos sueltos.
¿Cuál es la forma correcta de archivar documentos?
Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
¿Cómo se ordenan los archivos?
Maneras de ordenar archivos
Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo. Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación, ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más antigua a la más reciente de manera predeterminada.
Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo. Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación, ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más antigua a la más reciente de manera predeterminada.
¿Cuáles son los tipos de archivo que existen?
Existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad de la empresa o institución, tales como:
- Archivo General.
- Archivo Alfabético.
- Archivo Numérico.
- Archivo Alfanumérico.
¿Cuántos folios se deben archivar en una carpeta?
La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.
¿Cuántos folios debe llevar una carpeta de archivo?
-Las unidades documentales no deben superar los 200 folios, si esta llega a superar este número, se debe abrir otra carpeta (unidad documental) y la foliación debe continuar.
¿Cómo organizar los papeles de la oficina?
5 consejos para organizar la papelería de tu oficina
- Utiliza archivadores de palanca.
- No olvides las bandejas de sobremesa.
- Clasifica los documentos.
- Guarda los documentos de poco uso.
- Crea un tablero original.
¿Cuáles son las 3 fases del archivo?
En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.
¿Cuáles son los tipos de archivos administrativos?
En primer lugar, están los documentos administrativos de decisión. En segundo lugar, los documentos administrativos de transmisión. En tercer lugar los documentos administrativos de constancia. Y en cuarto y último lugar los documentos administrativos de juicio.
¿Cuáles son los sistemas de ordenación?
Existen diferentes Métodos de Ordenación como son: alfabético, cronológico, geográfico, numérico.
¿Qué es un archivo y ejemplos?
Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos, fotos, descargas de internet o un documento de texto u hoja de cálculo, se conoce bajo el nombre de Archivo. Aquél que no necesita ningún programa para que lo puedas abrir.
¿Cuáles son las partes de un archivo?
Archivo en informática
- Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación.
- Extensión. Los archivos llevan una extensión opcional, que muchas veces indica su formato.
- Tamaño.
- Descripción.
- Ubicación.
- Formato.
¿Cuál es la diferencia entre foliar y paginar?
Foliar consiste en consignar números en orden consecutivo en el vértice superior de cada folio (hoja), a diferencia de paginar que sería consignar números en cada una de las páginas o caras de la hoja.
¿Qué pasa si me equivoco en el foliado?
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones PROCESO DE FOLIACIÒN DGD Page 5 Las fotografías se deben foliar por el verso (al respaldo). Los radiografías se deben almacenar en sobre de blanco y foliarlos antes de insertar el documento.
¿Que no se le debe hacer a los documentos originales?
Debe evitarse subrayar o realizar anotaciones con esfero en documentos originales, así como subrayar con resaltador debido a que los componentes químicos con los que son elaborados estos elementos deterioran los documentos que en su mayoría son considerados históricos.
¿Cuáles son las series documentales simples?
Las series documentales simples son aquellas formadas por tipos documentales que comparten rasgos estructurales y formales entre sí pero cada uno es independiente del otro dentro de la misma serie, por ejemplo: decretos, ordenanzas, acuerdo, actas, circulares.
¿Cómo se organizan los folios?
La foliación debe realizarse en números arábigos, sin utilizar como complemento letras, cifras o signos como ' (prima), Bis, B, etc., y a lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. Se debe realizar en el ángulo superior derecho en la cara recta de cada folio, en el mismo sentido de la lectura del documento.
¿Cuánto tiempo dura un documento en el archivo de gestión?
En esta etapa, el documento tiene valor primario como instrumento de gestión, es decir, valor administrativo-jurídico y valor informativo. El periodo de permanencia que tienen este tipo de documentos es entre los 10 y los 15 años.
¿Cómo hacer una carpeta de documentos?
Desplácese hasta donde desee crear la nueva carpeta y haga clic en Nueva carpeta. Escriba el nombre de la carpeta y presione Entrar. Para guardar un documento en la nueva carpeta, abra el documento, haga clic en Archivo > Guardar como y, a continuación, vaya a la nueva carpeta y haga clic en Guardar.
¿Cuál es el documento original?
Original. Se denomina original el documento donde se consigna por primera vez y de forma definitiva la voluntad del autor y que da fe de esta voluntad. Es, pues, un documento perfecto, con todas las correspondientes marcas de validación y dotado de todas las condiciones de autenticidad.
¿Cómo archivar la correspondencia que llega a una oficina?
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
¿Cuáles son los 8 pasos de la gestión documental?
8 pasos de la gestión documental:
- Planeación.
- Producción.
- Trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
- Preservación.
- Valoración.
¿Cuáles son las edades de los documentos?
La teoría de las tres edades de los documentos
- Edad administrativa. Se trata del periodo en el que la documentación está incluida en los archivos de gestión, es de uso habitual y se encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo del departamento de administración.
- Edad intermedia.
- Edad histórica.
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