¿Qué es una invitación y para qué sirve?

Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre invitante e invitado.

Nombre de quien invita. Ubicación o domicilio. Especificaciones que aclara la ocasión. Información de a quién se invita, el motivo, la hora y la fecha de cuándo se realizará el evento.

Invitación es el acto y resultado de ser invitado o de invitar. El verbo invitar, por su parte, se interpreta como la acción de convocar o estimular a un individuo para que asista a alguna clase de evento o reunión. El término tiene su origen en el latín invitatio.

Aquí están:

Invitación formal

Proporciona información sobre el evento. Por ejemplo, “un desayuno”, “una ceremonia de entrega de premios” o “una recepción”. Explica el motivo de la fiesta o evento, "para celebrar..." "en honor..." Escribe la dirección, hora y lugar del evento.

Las invitaciones a eventos formales suelen utilizar un lenguaje como «Usted está cordialmente invitado a …» y «Solicitamos el placer de su empresa …»

Lo mejor siempre será enviar tus invitaciones con por lo menos dos meses de antelación, para dar tiempo a tus invitados de programar sus compromisos y reservar ese fin de semana para ustedes.

Qué incluir en la invitación

anfitrión, anfitriona | Definición | Diccionario de la lengua española | RAE - ASALE.

Los invitados o asistentes al evento son tu gran objetivo, por lo que es importante adecuar a ellos el protocolo, así como los elementos del mismo según sus necesidades. Hablamos del lugar de celebración, la duración del evento, el entorno, el catering, etc.

Partes de una carta de invitación a una conferencia

Datos de la persona invitada:

Documentos necesarios para hacer la Carta de Invitación a México

(Nombre y apellido) y acompañante”. Si saben el nombre del acompañante y quieren incluirlo pueden poner “Sr. (nombre y apellido) y a renglón seguido “Sra.” (nombre y apellido), lo más frecuente es nombrar a su amigo o familiar primero sin importar si es hombre o mujer.

¿Qué texto enviar a tus amigos para organizar una fiesta?

Las despedidas formales en oficios más utilizadas son: “Atentamente” y “Saludos cordiales”, sin embargo, algunas instituciones son libres de agregar una frase que los identifique entre los grupos y hasta pueden cambiar según el objetivo.

Es un trámite que normalmente no tarda más de 20 días hábiles. El tiempo de validez es de 90 días a partir del momento de expedición de la carta.

Como regla general, las invitaciones se deberían enviar al menos con un mes de antelación, para dar tiempo a los invitados a que cuadren sus agendas y establezcan un orden para cumplir todos sus compromisos.

Para eventos en general, al menos con 15 días de antelación. Sin embargo, para eventos que requieran grandes desplazamientos por parte de los invitados o al que sea muy importante la asistencia, como por ejemplo, las bodas, se suelen mandar con 3 meses de antelación.

Qué (tipo de celebración); Quién (persona o institución que organiza el evento); Cuándo (Fecha y hora); Dónde (Nombre y dirección del lugar, tanto si es un evento online como físico); Por qué (motivo del evento) y Cómo (si hay código de vestimenta, si puedes ir acompañado, la forma de confirmar asistencia o comunicar ...

En una invitación formal deberían figurar datos tan importantes como: quién es la persona u organización que invita; el motivo de la invitación; la fecha, la hora y el lugar del evento, reunión, celebración, ceremonia, etcétera.

Algunas opciones:

Lo primero que debes saber es que un organizador de eventos puede llamarse también coordinador de eventos, planificador de eventos o event planner, pero todos desempeñan las mismas funciones. Este perfil es el que se encarga de diseñar, planificar, producir y analizar el proceso completo de cualquier tipo de evento.

El asistente es una persona que asiste a un evento. Los sinónimos de asistente incluyen invitados, participantes y patrocinadores.

El maestro o maestra de ceremonias es quien se encarga de oficiar como anfitrión y su función primordial es captar la atención del público cada vez que haga falta para que la celebración fluya tal y como fue planeada.

Un buen anfitrión se preocupa por conocer a sus invitados y saber con qué los puede hacer felices. Crea grupos coherentes o inteligentemente pensados, maneja bien los tiempos, planifica lo que va a ofrecer, en qué lugar, momento y de qué forma.

El protocolo en eventos es una herramienta de comunicación esencial para lograr que el acto celebrado sea un éxito. Cuando hablamos de protocolo nos referimos al conjunto de normas o reglas que se aplican en los actos para ordenar y situar a las personas que asistan y para jerarquizar los espacios que van a ocupar.