¿Qué es y para qué sirve el archivo?

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.

Ficheros. Un fichero o archivo es una colección ordenada de datos que tienen entre sí una relación y que se almacenan de forma permanente en un dispositivo de memoria no volátil.

El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización.

Es la unidad básica de almacenamiento que permite a un equipo distinguir un conjunto de datos de otro. Es una recopilación de datos que un usuario puede recuperar, cambiar, eliminar, guardar, imprimir o enviar por correo electrónico.

Un archivo es un elemento que almacena un conjunto de datos para su posterior uso. Estos elementos no son visibles, a priori, para el usuario, además de que no son útiles por sí solos.

También es claro que los tres tipos de archivos (Gestión, Central e Histórico) son eso, tipos de archivos, es decir lugares en donde se conservan documentos.

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

Podemos dividir los archivos en dos grandes grupos. Éstos son los ejecutables y los no ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los primeros están creados para funcionar por si mismos y los segundos almacenan información que tendrá que ser utilizada con ayuda de algún programa.

Los datos se guardan en archivos y carpetas y se presentan tanto al sistema que lo almacena como al sistema que lo recupera en el mismo formato.

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

El diccionario de la RAE define a los archivólogos como las personas que se dedican a la archivología o tienen especiales conocimientos de ella, considerando esa disciplina como aquella que estudia los archivos en todos sus aspectos. El archivista es el responsable de la organización y mantenimiento de un archivo.

Los archiveros (o archivistas) se encargan de seleccionar, almacenar y proporcionar acceso a materiales tales como documentos escritos, mapas, fotos y películas. También pueden contestar preguntas, dar charlas a grupos y organizar en exposiciones.

Para guardar un documento en la nueva carpeta, abra el documento, haga clic en Archivo > Guardar como y, a continuación, vaya a la nueva carpeta y haga clic en Guardar.

Una unidad documental o unidad archivística es un documento o conjunto individualizado de documentos reunidos, indivisibles a efectos de archivo, que se toma como base para su descripción y análisis de forma unificada.

El archivo digital, son aquellos documentos que guardamos de manera vitalicia en la red, en la nube o en carpetas de nuestros ordenadores. Gracias a ello, podemos contar con información más rápida y a la mano, que permiten una mayor facilidad en cada uno de los procesos que realicemos.

Archivo en informática

Son únicos y originales y su valor testimonial hace que deban ser conservados a largo plazo. La importancia de estos documentos no solo reside en la información que contienen, sino en en que se convierten en instrumento crucial para ayudarnos a tener acceso a decisiones y eventos del pasado.

Tipos de organización de archivos

Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.

Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...

Un archivo TXT es un archivo de texto sin formato que no requiere de ningún programa especial para su creación y apertura. Para abrir un archivo TXT, la mayoría de los sistemas operativos ofrecen programas de procesamiento de textos como “Editor” en Windows o “TextEdit” en macOS.

ARCHIVO PASIVO: Son los documentos seleccionados por cada Unidad Administrativa o Dirección, luego de haber realizado las clasificaciones y evaluaciones.

En la actualidad, existen bastantes sistemas de archivos, aunque no todos están igual de extendidos. Los más habituales hasta la fecha son FAT16, FAT32, exFAT y NTFS (Windows) y HFS+ y APFS (macOS/Mac OS X).

Tipos de archivo admitidos

El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene encomendadas.

Cómo guardar un archivo

En un ordenador, ve a drive.google.com. Verás la carpeta "Mi unidad", que contiene: Los archivos y las carpetas que subas o sincronices. Los documentos, las hojas de cálculo, las presentaciones y los formularios de Google que crees.