La herramienta archivística recomendada por el Acuerdo 042 de 2002 es IN$FILE, la cual es una herramienta de gestión de archivos utilizada en grandes ordenadores.
¿Qué establece el Acuerdo 042 de 2002 con respecto a la organización de archivos de gestión?
Descripción: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
¿Qué instrumento archivístico es fundamental en la organización de archivos de gestión?
Tabla de retención documental (TRD)
¿Qué instrumentos se utilizan para archivar documentos?
Conozca los principales instrumentos archivísticos
- Cuadro de Clasificación Documental - CCD. Tablas de Retención Documental - TRD.
- Programa de Gestión Documental - PGD. Plan Institucional de Archivos - PINAR.
- Formato Único de Inventario Documental - FUID. Tablas de Control de Acceso - TCA.
¿Cómo se debe organizar los archivos de gestión?
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
¿Qué es organizar archivos de gestión de acuerdo con normativa?
La organización de los archivos de gestión incluye actividades relacionadas con el Programa de Gestión Documental establecido por el AGN, que va desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.
¿Qué norma menciona los 8 procesos de gestión documental que hacen parte del programa de gestión documental?
El Programa de Gestión Documental - PGD del Ministerio de Educación Nacional está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información y el Decreto 1080 de 2015, Libro II Parte VIII Título II Capítulo V – Gestión de documentos.
¿Qué son los instrumentos archivísticos?
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
¿Qué es un sistema de archivos y gestión de archivos?
Un sistema de gestión de archivos es el software que proporciona a los usuarios y aplicaciones de servicios para el uso, acceso y control de accesos, tanto de archivos como a directorios.
¿Qué es el programa de control de documentos archivísticos?
Programa de Control de Documentos (PCDA): Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los periodos / plazos de retención en cada archivo hasta su transferencia al ...
¿Cómo se deben archivar los documentos?
8 consejos para organizar documentos
- Revisa todos los documentos y tira los que no necesites.
- Crea un sistema para archivar documentos.
- Las subcarpetas serán la clave.
- Diferentes archivadores dependiendo de la importancia.
- Colocar etiquetas en los archivadores.
- Coloca los archivadores en una estantería.
¿Qué norma regula los instrumentos Archivisticos?
La ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” emitida por el Archivo General de la Nación ofrece una serie de lineamientos para el mejoramiento de los procesos de gestión documental, entre ellas se destaca la importancia del desarrollo de instrumentos ...
¿Qué instrumento archivístico se utiliza para realizar la transferencia primaria y secundaria?
Formato Único de Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega ...
¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?
PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR
- Inspeccionar. El proceso de archivar es revisar todos los documentos, en varias ocasiones se detectan papeles que están listos para archivarlos y aún no han terminado su trámite.
- Ordenar.
- Distribuir.
- Archiva propiamente.
- Clasificar.
¿Cuáles son las 3 fases del archivo?
En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.
¿Cuáles son las técnicas de archivo?
Sistemas de archivo
- Archivo alfabético.
- Archivo Geográfico.
- Archivo por asuntos.
- Archivo cronológico.
- Sistemas indirectos de archivo.
- Archivo numérico.
¿Dónde se organiza el archivo de gestión?
La organización de los archivos de gestión debe basarse en el Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la Universidad. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series correspondientes a cada Unidad Administrativa.
¿Cómo se estructuran los archivos de acuerdo con la organización del Estado?
Finalmente, el artículo 9º cataloga los archivos según la organización del Estado: “a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Órganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos”.
¿Qué documentos integran o pueden integrar un sistema de gestión de calidad según la ISO 9001?
Generalidades de ISO 9001:2008 se recoge la documentación que debe incluir el Sistema de Gestión de la Calidad, esta es:
- La Declaración de la Política de Calidad y de Objetivos de Calidad.
- El Manual de Calidad.
- Los procedimientos y registros que la norma requiere.
¿Cómo sería la gestión documental según la ISO 9001 2015?
Así, el control de la documentación según ISO 9001:2015 consiste en asegurar que la información documentada se encuentre: Disponible para su uso, dónde y cuándo se necesite. Protegida adecuadamente. Es decir, que no haya riesgos de pérdida de confidencialidad.
¿Cuántos procesos tiene el programa de gestión documental?
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
¿Cuáles son los 9 instrumentos Archivisticos?
Conozca los principales instrumentos archivísticos
- Cuadro de Clasificación Documental - CCD. Tablas de Retención Documental - TRD.
- Programa de Gestión Documental - PGD. Plan Institucional de Archivos - PINAR.
- Formato Único de Inventario Documental - FUID. Tablas de Control de Acceso - TCA.
¿Qué instrumentos se utiliza en las técnicas de análisis documental ?:?
En el caso de un diseño de investigación documental, la técnica puede ser de análisis documental a través de instrumentos como: fichas, computadoras, unidades de almacenaje, entre otros. Mientras que, si la técnica se trata de análisis de contenido, se podrían utilizar cuadros de registro y clasificación de categorías.
¿Qué es un cuadro de clasificación documental y para qué sirve?
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En ellos se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.
Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En ellos se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.
¿Cuáles son los sistemas de archivos más usados?
Los más habituales hasta la fecha son FAT16, FAT32, exFAT y NTFS (Windows) y HFS+ y APFS (macOS/Mac OS X). Linux utiliza actualmente ext4 (sucesor de ext3 y ext2), entre otros. A continuación, resumimos brevemente las características de estos sistemas de archivos.
¿Qué es un sistema de archivos cuáles son los más importantes?
Un sistema de archivos es una estructura que el sistema operativo utiliza para organizar y administrar los archivos de un dispositivo de almacenamiento, como un disco duro, una unidad de estado sólido (disco SSD) o una unidad Flash USB.
¿Qué es gestión de archivos ejemplos?
De este modo, la gestión de archivos permite a los usuarios realizar ciertos procesos con los documentos registrados o creados como, por ejemplo: Crear, nombrar, y determinar ubicación de un documento. Acceder a la información contenida en las matrices. Editar o eliminar el documento (cuando aplique).
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